Het Certificaat

Het complete examentraject geautomatiseerd voor Het Certificaat

Kennis van veiligheid op de werkvloer is essentieel in veel beroepen, met name in de bouw en de petrochemische industrie. Om er zeker van te zijn dat elke werknemer dezelfde kennis heeft en de juiste wet- en regelgeving kent, zijn er hiervoor verschillende opleidingstrajecten. Die worden bekroond met een diploma, mits men slaagt voor het examen: de zogenaamde VCA en VCU examens. Het Certificaat is een onafhankelijk exameninstituut voor VCA en VCU examens. Deze organisatie faciliteert de examentrajecten voor bedrijven, particulieren en uitzendbureaus. Om de examentrajecten in meerdere landen correct te laten verlopen, zijn er veel administratieve handelingen noodzakelijk. Het Certificaat loopt voorop in zijn branche met de automatisering van de administratie omtrent de examentrajecten. Erik Rutten, operationeel manager bij Het Certificaat, vertelt in deze case hoe de automatisering van hun bedrijfsprocessen hen veel tijd bespaart.

Automatisering van bedrijfsprocessen

Om de dienstverlening van Het Certificaat te verbeteren naar de klant toe én om intern te kunnen besparen op tijd en kosten, was Erik op zoek naar een partij die hem kon helpen met procesautomatisering binnen zijn bedrijf. Er waren veel administratieve processen die geautomatiseerd konden worden. Erik: “Wij zijn al langer bezig met automatisering binnen ons bedrijf. Sommige handelingen waren gewoon achterhaald. Daar was winst op te halen, dacht ik bij mezelf. En dus ging ik op zoek naar een partner met expertise op softwareontwikkelingsgebied die me daarbij zou kunnen helpen. Door een externe adviseur kwam ik bij Senet terecht. Senet kwam vervolgens snel met een functioneel ontwerp.”

De voordelen van procesautomatisering middels maatwerk software

De voordelen van het ontwikkelen van een maatwerk software applicatie voor procesautomatisering zitten vooral in tijdsbesparing en daarmee kostenbesparing die behaald kunnen worden. Maatwerk software heeft als voordeel dat de creatiemogelijkheden eindeloos zijn en uw proces dus volledig ondersteund kan worden. Hoe complex uw proces ook is, met maatwerk software is altijd de perfecte ondersteuning te realiseren. De voordelen van procesautomatisering overzichtelijk op een rijtje:

  • Tijdsbesparing doordat er veel minder handelingen gedaan hoeven te worden
  • Kostenbesparing doordat u minder fte nodig heeft voor dezelfde workload
  • Beter overzicht
  • Alles op één plek
  • Perfecte ondersteuning van uw (complexe) proces omdat u met maatwerk software werkt
  • Betrouwbaarheid neemt toe doordat het proces door iedereen op dezelfde wijze wordt doorlopen
  • Procesbewaking wordt mogelijk door automatisering: monitoring, statussen en rapportage helpen u het proces te bewaken

De Senet applicatie

De Senet applicatie voorziet in de automatisering van de gehele examenadministratie. Het volledige proces van het aanmelden van het examen tot het verzenden van het diploma is in één applicatie geregeld. Het is voor klanten van het Certificaat mogelijk om een examen en de bijbehorende examenkandidaten aan te melden. De applicatie voorziet Het Certificaat verder in het automatiseren van examenoproepen (in de eigen taal) voor zowel kandidaat als examinator, het downloaden van resultaatbrieven, het automatisch genereren van inloggegevens, het versturen van certificaten en het uitdraaien van adresstickers (indien het certificaat per post wordt verstuurd). De resultaten zijn 30 minuten na examen afname online beschikbaar.

“We hebben met onze nieuwe applicatie zeker 1 fte bespaard.”

“Sinds april 2017 werken we met de nieuwe applicatie die Senet voor ons gebouwd heeft. In deze applicatie is de koppeling met VCA Infra heel belangrijk gezien de tijdswinst die daar gehaald wordt omdat we niet in VRA2 hoeven te werken. We hebben met onze nieuwe applicatie zeker 1 fte bespaard. We merken ook dat onze positie ten opzichte van onze concurrenten sterk verbeterd is: zij zijn namelijk nog niet zo ver met het automatiseren van hun processen. Dit zorgt er weer voor dat wij scherpere prijzen kunnen hanteren voor onze klanten. Iedereen wint…”

Voorbeelden van handelingen die Het Certificaat nu niet meer handmatig hoeft uit te voeren zijn: administratie in Excel bijhouden, mensen zelf aan- en afmelden, bevestigingen van de examens sturen, documenten printen en rondsturen, etc. “Doordat veel geautomatiseerd is heb ik maar drie mensen nodig in vaste loondienst. Ik kan nu veel meer capaciteit aan doordat ik werk met de Senet applicatie. En dat zal zeker helpen bij mijn groeidoelstellingen de komende jaren.” Het Certificaat is een ambitieus instituut. Met Erik aan het roer is de instelling voornemens het aantal kandidaten voor 2019 te verdubbelen.

erik-rutten-het-certificaat-final

 

Wensen voor de toekomst

Met grote ambities komen ook grote wensen voor de toekomst. Wij willen verder automatiseren en hebben nog allerlei ideeën. Van het integreren van facturatie in de applicatie tot het starten van een webshop voor onze klanten. Maar de menselijke touch blijft, met een vast aanspreekpunt. Dat vinden we belangrijk.

“Ik kan nu veel meer capaciteit aan doordat ik werk met de Senet applicatie. En dat zal zeker helpen bij mijn groeidoelstellingen de komende jaren.”

De samenwerking tussen Senet en Het Certificaat

“Wat we erg prettig vonden in de samenwerking met Senet was de flexibiliteit en het snelle oppakken van de wensen. De juiste mensen werden op het project gezet en kwamen met goede ideeën om de doelstellingen te realiseren. Een open, pragmatische houding en oprecht meedenken kenmerkt deze club.” Natuurlijk zijn er altijd verbeterpunten, die ook besproken zijn. De support wordt verbeterd met een duidelijkere terugkoppeling in het ticket zelf en een betere forecast.

Ook hulp nodig bij de automatisering van uw bedrijfsproces?

Senet heeft jarenlange ervaring met het automatiseren van bedrijfsprocessen in veel verschillende sectoren zoals de industrie, zakelijke dienstverlening en het onderwijs. Sinds 1999 bouwen wij maatwerk applicaties die organisaties veel tijd en geld besparen en medewerkers weer laten doen waar ze goed in zijn. Geen proces is te complex want met maatwerk software is voor elke uitdaging een oplossing te creëren.

Lees ter inspiratie ook eens onze case van Dinnissen, waar wij een planningsapplicatie bouwden voor een beter voorraadbeheer en planning binnen dit bedrijf voor proces technologie. Direct sparren over uw eigen bedrijfsproces? Neem dan contact op met Geurt Jan van Ek middels onderstaand contactformulier of via 040-2930395.

 

Over Het Certificaat

Het Certificaat is een exameninstituut dat zich toelegt op VCA en VCU examens voor bedrijven en particulieren. Het Certificaat is één van de enkele tientallen instituten in Nederland die faciliteren in het afnemen van die examens. Het instituut zorgt voor de administratie van de examens, regelt de examinator en indien gewenst ook de locatie. De belangrijkste klanten van Het Certificaat zijn bedrijven die voor hun medewerkers de VCA of VCU examens aanvragen. Daarnaast zijn er ook regelmatig uitzendbureaus die aanvragen doen.

 

 

Interesse in een gesprek?

neem contact op met Geurt Jan van Ek

Neem contact op

Zie onze privacyverklaring.

Contact met Senet

Senet Bodegraven
Oud Bodegraafseweg 9
2411 HS Bodegraven
Bekijk op kaart

Senet Eindhoven
Gestelsestraat 258
5654 AM Eindhoven
Bekijk op kaart

+31(0)40-2930395

KvK nummer: 17115078
Btw nummer: NL807989083B01