Database AVG compliant maken

Er is veel te doen geweest over de AVG. Opslag en verwerking van persoonsgegevens moet sinds de AVG aan strengere eisen voldoen. Dat heeft gevolgen voor de middelen die organisaties gebruiken om die persoonsgegevens op te slaan en/of te verwerken. Bij Moll Huiswerkbegeleiding ging het om een bestaande database die AVG compliant moest worden. Senet heeft dit project voor hen opgepakt.

“Ons hele primaire proces zit in deze database. Dat werkt nog altijd fijn en deze vorm van automatisering zorgt voor overzicht en tijdsbesparing. Zeker met onze lage prijzen zou dit handmatig niet haalbaar zijn.”

Betaalbare huiswerkbegeleiding en bijles zijn belangrijk voor de toekomstkansen van kinderen. Door die helpende hand kunnen ze meer bereiken op school en uiteindelijk hun toekomstdromen waarmaken. Somaya heeft een missie: “Ik wil alle kinderen helpen hun kansen in de samenleving te vergroten.” Moll Huiswerkbegeleiding werkt samen met middelbare scholen in Amsterdam. Mentoren en docenten verwijzen door naar hen en de huiswerkbegeleiding en bijles vindt plaats in de lokalen op school. De kinderen krijgen een coach die kijkt naar de juiste persoonlijke begeleiding voor elk individu.Moll Huiswerkbegeleiding is een sociale onderneming met als doel huiswerkbegeleiding betaalbaar en toegankelijk maken voor kinderen van allerlei achtergronden.

Somaya Moll is haar bedrijf in 2006 gestart omdat zij het belangrijk vindt dat huiswerkbegeleiding en bijles niet iets elitairs worden. “Stel je voor: je hebt thuis geen rolmodel, geen hulp of geen plek om je huiswerk goed te kunnen maken. Dan is het heel fijn om een plek te hebben waar je ongestoord aan je schoolwerk kunt werken. Waar je gezien en gehoord wordt als je daar behoefte aan hebt. Maar waar ook hulp is bij leerproblemen, of waar je een leerachterstand kunt inhalen”, vertelt Somaya.

Maatwerk database

Moll Huiswerkbegeleiding werkt met een database die hen ondersteunt in de werkzaamheden. Dan kunt u denken aan administratie, opslag van gegevens van alle actoren (leerlingen, ouders, coaches, mentoren en docenten), uren, facturen en evaluaties over de voortgang van de leerlingen. De database is ooit als maatwerk applicatie voor hen gebouwd zodat deze exact hun proces ondersteunt.

Somaya kent haar applicatie van binnen en van buiten: “Ons hele primaire proces zit in deze database. Dat werkt nog altijd fijn en deze vorm van automatisering zorgt voor overzicht en tijdsbesparing. Onze coaches typen bijvoorbeeld de evaluaties over de voortgang in het systeem en versturen het van daaruit automatisch naar de ouders. Daarna is ook een overzicht in te zien wie al wel en wie nog geen evaluatie heeft gehad. Dat werkt handig, zeker als je met meerdere coaches werkt en het overzicht wilt houden. Een kwaliteitscontrole die wij belangrijk vinden. Zeker met onze lage prijzen zou dit handmatig niet haalbaar zijn.” Die functionaliteit moest uiteraard blijven maar dan wel voldoen aan de nieuwe wetgeving.

Voor ouders is het fijn te kunnen lezen hoe het met de schoolvoortgang van hun kinderen gaat, juist bij zo’n extra investering als bijles of huiswerkbegeleiding. “De meeste ouders lezen de evaluaties wel. In de mail zit dan een link naar de evaluatie. Die link verloopt na 5 dagen”, vertelt Miriam van der Meij, kwaliteitsmanager bij Moll Huiswerkbegeleiding.

Samenwerking met Senet

“Onze database moest AVG compliant worden, dat was de initiële vraag. Onderweg zijn nog wat dingen gewijzigd die samenhangen met deze update. Het contact met Nicole (accountmanager) en Sander (software engineer) is heel prettig verlopen. We hebben elke pagina grondig doorgenomen en gekeken wat mag blijven, wat anders moet en wat weg moet. Sander heeft toen alle wijzigingen voor ons doorgevoerd. Ik denk dat Senet een bepaalde niche heeft en goed kan werken met bestaande databases. Wat Sander heeft gemaakt ziet er heel mooi uit. Echt een verbetering ook t.o.v. wat we hadden. Ik zou Senet hiervoor aanbevelen”, vertelt Somaya tevreden.

AVG Compliant – wat houdt dat in?

De AVG heeft als belangrijkste pijler dat men bewust moet gaan nadenken waarom men bepaalde gegevens opslaat en of dat echt nodig is. Een heroverweging van de huidige stand van zaken. Het nuttige hierbij is natuurlijk ook dat als er een hack plaatsvindt en persoonsgegevens ondanks goede beveiliging op straat belanden, de schade zoveel mogelijk beperkt blijft. Daarbij is het ook beter voor de privacy van het individu om niet klakkeloos alle gegevens op te slaan.

Bij het AVG compliant maken van applicaties kunt u natuurlijk denken aan uw website, maar ook zeker aan applicaties zoals databases en webapplicaties. In veel websites zitten formulieren die vragen om persoonsgegevens. Die zijn relatief eenvoudig aan te passen. Daarnaast is het belangrijk om gegevens van je websitegebruikers niet te delen met Google voor reclamedoeleinden en een privacyverklaring te plaatsen waarin je uitlegt hoe je als bedrijf omgaat met persoonsgegevens. Dit kunnen (ook kleine) organisaties vaak zelf oplossen.

“Ik denk dat Senet een bepaalde niche heeft en goed kan werken met bestaande databases. Wat Sander heeft gemaakt ziet er heel mooi uit. Echt een verbetering ook t.o.v. wat we hadden. Ik zou Senet hiervoor aanbevelen” – Somaya over het proces van AVG compliant maken

Het AVG compliant maken van een web of desktopapplicatie heeft wat meer voeten in aarde en kunt u het beste laten aanpakken door een applicatiebouwer. Er moet namelijk meer gedaan worden dan een paar velden weghalen. Een programmeur moet goed naar het geheel kijken om te zorgen dat uw applicatie correct blijft werken. U speelt daarbij een belangrijke rol.

U kent uw bedrijfsproces het beste en kunt goed aangeven wat er met bepaalde gegevens gebeurt en waarom u die nodig heeft. Het proces van het AVG compliant maken van uw applicatie is daarmee ook een mooi moment om uw proces kritisch te analyseren. Welke gegevens zijn echt essentieel om de klant of cliënt te voorzien van het product of de dienst? Wie moeten er bij welke gegevens kunnen? En wie kunnen er momenteel allemaal bij? Zitten daar hiaten? Waar worden de gegevens opgeslagen? Hoe is die plek beveiligd en hoe is de weg daarnaartoe beveiligd? Zo maar een greep uit de vragen die we onszelf allemaal moeten stellen.

Senet maakt daarna een plan de campagne met daarin wat er gewijzigd moet worden in uw (maatwerk) applicatie om te voldoen aan de AVG. Dan gaan onze programmeurs aan de slag en zorgen ervoor dat uw proces nog steeds optimaal wordt ondersteund maar volgens de nieuwste eisen van de wet. Is uw applicatie nog niet AVG compliant of bent u er niet helemaal zeker van? Neem dan vrijblijvend contact op met Geurt Jan van Ek.