Fietsfabrikant RIH tilt de bedrijfsapplicatie naar een hoger niveau

Nederland staat wereldwijd bekend om het grote aantal fietsen. Iedereen kan van jongs af aan fietsen en “verslijt” meerdere exemplaren door de jaren heen. RIH ontwikkelt en maakt al sinds 1921 (race)fietsen. Coen Verberkt staat inmiddels als derde generatie aan het roer van dit familiebedrijf. Vanzelfsprekend is er sinds de eerste fiets die werd geleverd veel veranderd. De overtuiging om een kwalitatief hoogwaardige fiets met een comfortabel fietsgedrag te leveren, staat nog altijd fier overeind. Om de service en kwaliteit te leveren die men voor ogen heeft, vindt Coen het ook belangrijk om de interne organisatie te stroomlijnen.

Toen Senet met Coen in contact kwam, was een deel van zijn proces al geautomatiseerd. Dit moest worden uitgebreid met nieuwe functies en de gebruikte technieken waren toe aan een update.

Voordeel van afscheid van Excel

RIH had zelf software ontwikkeld ten behoeve van orderinvoer en voorraadbeheer. Dit proces werd ondersteund met Microsoft Excel; de orderlijsten werden gemaakt, geprint en de orderpicker vinkte hierop af dat het artikel werd klaargezet om in de vrachtwagen te laden. Als alles klaar stond, werd dit formulier verwerkt in de administratie. Om de nauwkeurigheid te verhogen, heeft men al snel afscheid genomen van Excel. Er worden nu stickers met een barcode geprint. Op elk moment in het proces kan de barcode gescand worden om de artikelen in het proces te volgen. Ook bij het laden van een vrachtwagen worden de barcodes gescand, zodat duidelijk is wat er in de vrachtwagen wordt geladen. Men heeft altijd inzicht waar een artikel is en de voorraad is direct geactualiseerd.

Twee vliegen in één klap

RIH gebruikt de barcodescanners niet alleen bij de distributieafdeling. Ook in het productieproces biedt dit veel kansen. Alle hoofdonderdelen, zoals het stuur, frame, zadel en accu, worden gescand tijdens de assemblage. Elke onderdeel is uniek in het systeem zodat elk onderdeel van elke fiets traceerbaar is. Mocht later onverhoopt blijken dat een onderdeel niet aan de strenge eisen voldoet, dan kan het snel en gemakkelijk vervangen worden. Naast RIH profiteren de fietsenmaker en de consument van deze snelle service.

Slimmer voorraadbeheer

Er is een gedetailleerd voorraadbeheersysteem ontwikkeld. Hierin wordt bijgehouden hoeveel onderdelen er op voorraad zijn. Tijdens de assemblage wordt de voorraad automatisch bijgewerkt. Bovendien is er een compleet overzicht van het aantal fietsen dat er per model en per maat voorradig is. Dit wordt gebaseerd op wat er door de productie bijkomt en er door bestellingen wordt verstuurd. Op basis van deze gedetailleerde gegevens stuurt men de afdelingen effectief aan.

De dealers zien in een web portaal met kleurcodes (groen, oranje en rood) wat de actuele voorraad is. Deze kleurcodes worden ook gebruikt om de voorraad van losse onderdelen aan te geven. Om dit gemak compleet te maken, kan de dealer hier ook gelijk een complete fiets of een onderdeel bestellen. Deze bestelling wordt in de achtergrond automatisch verwerkt, zodat er spoedig geleverd kan worden.

Voordat een bestelling verstuurd kan worden, is het belangrijk dat de pakketdienst de juiste gegevens ontvangt. Vooral het versturen van losse onderdelen kan ad hoc zijn. Juist dan is het belangrijk om snel en efficiënt te werken. De vereiste gegevens worden nu automatisch naar de pakketdienst verstuurd, in een vooraf afgesproken formaat. Men weet altijd waar het pakket is en de klant wordt snel geholpen.

Minder kans op diefstal

Om de kans op diefstal te verkleinen, dient de fietsenmaker iedere fiets te activeren. Dat doet hij door de fiets op een PC aan te sluiten. Bij RIH wordt de fiets dan automatisch geactiveerd en vanaf dat moment gaat de garantie in.

Hetzelfde mechanisme om de fiets eerst te activeren voor het leveren aan de consument, wordt ook gebruikt om diefstal tegen te gaan. Een fiets kan niet zomaar met een willekeurige fietscomputer worden gebruikt. Als de fietscomputer wordt vervangen, dient deze eerst via het internet bij RIH geactiveerd te worden.

Bovendien is de volledige historie van de fiets bekend. Elk vervangen onderdeel wordt ook geregistreerd. Dankzij dit complete overzicht, heeft de fietsenmaker altijd een goed beeld van de historie van de fiets. De consument kan ook altijd aantonen wanneer de garantie inging, zodat daar geen discussie over is.

Slimmere facturatie

RIH gebruikt een koppeling tussen het centrale systeem en het financiële pakket. Voorheen ontving de dealer één e-mail met de factuur en één e-mail met de specificaties. Dat zorgde zowel bij RIH als bij de dealer voor extra administratie. Senet heeft een ontwikkeling gedaan, zodat de factuur automatisch uit het financiële pakket opgehaald wordt. De dealer ontvangt één e-mail met de factuur en de specificaties. Dit bespaart aan beide zijdes tijd en verlicht de administratieve last.

Gericht op de toekomst

In opdracht van RIH heeft Senet de software naar de laatste standaarden gebracht en nieuwe mogelijkheden toegevoegd. Deze ontwikkelingen gaan door totdat RIH het gewenste niveau heeft bereikt. Vanzelfsprekend onderhoudt Senet de software, zodat het aan de laatste standaarden blijft voldoen. Er is veel winst behaald in verschillende onderdelen van het bedrijfsproces. Hier is niet alleen RIH bij gebaat, maar ook de dealers en consumenten hebben hier profijt van.

Bent u op zoek naar een partner om uw bedrijfsprocessen te automatiseren? Senet heeft jarenlange expertise met het ontwikkelen en beheren van softwaretoepassingen en wij kunnen u van een gedegen advies voorzien. Een vrijblijvende afspraak is altijd mogelijk!