Weerstand bij het invoeren van automatisering

Home / Blog / Achtergronden / Weerstand bij het invoeren van automatisering

Het automatiseren van processen zorgt vaak voor veel weerstand binnen de organisatie. Procesautomatisering houdt automatisch in dat er minder handmatige handelingen verricht zullen gaan worden en dat maakt mensen vaak ‘bang voor hun baan’. Verandering is altijd moeilijk en roept weerstand op. Er is zelfs een speciaal vakgebied voor in het leven geroepen: verandermanagement. Volhouden is key hier. U moet het hogere doel voor ogen houden en goed de positieve gevolgen voor de individuele medewerkers en functies uitlichten en hen tegelijkertijd geruststellen.

Veel gehoorde reacties op automatisering zijn ‘maar dat doen we altijd al zo’ of ‘ze willen me vast weg bezuinigen’. Er moet afscheid genomen worden van bestaande manieren van werken en tegelijkertijd moet er een nieuwe manier van werken en een nieuw systeem aangeleerd worden. Dat vergt inzet en aandacht. De beste manier is om dit in kleine stapjes door te voeren zodat het behapbaar blijft en mensen niet overweldigt. Agile is een goede werkwijze om dit voor elkaar te krijgen.

Automatiseren met Agile

Agile is letterlijk vertaald ‘lenig’ en staat voor projectaanpak in korte, overzichtelijke perioden. Agile kent weer verschillende ontwikkelmethoden en -frameworks, waaronder het bekende Scrum. Door de medewerkers steeds met een klein onderdeel op weg te helpen, blijft het behapbaar en zal de te verwachten weerstand lager zijn. Bij de Agile methoden is directe communicatie erg belangrijk, bij voorkeur in de vorm van persoonlijk contact in plaats van geschreven verslaglegging. Er wordt geprobeerd de risico’s en het uit de hand lopen van projecten zoveel mogelijk te beperken door met korte sprints te werken.

Deze methoden die in eerste instantie ontwikkeld zijn voor software ontwikkeling, kunnen ook worden doorgetrokken in de implementatie. Daardoor worden de medewerkers niet meteen met een gigantische verandering geconfronteerd, maar middels kleine stapjes en op een persoonlijke manier geholpen te wennen aan de vernieuwing van de werkwijzen.

Automatiseren uitbesteden

In principe is het indiceren van processen prima zelf te doen: u weet immers zelf het beste welke taken u dagelijks of regelmatig uitvoert. Maar naarmate uw organisatie groter en complexer wordt, is dat al een stuk moeilijker. Daarnaast is het lastig om objectief te blijven als u zelf uw eigen processen moet beoordelen. Er zijn specialisten die u hiervoor kunt inhuren en die u ook kunnen helpen in het begeleiden bij de logisch volgende veranderingen in uw organisatie. Senet biedt bij de ontwikkeling van een applicatie ook specialisten die u helpen bij het inrichten van uw workflow. Dit kan ook onder de noemer van ‘train de trainer’, waarna die mensen uit uw organisatie de andere gebruikers weer kunnen begeleiden.

Bent u in overweging om een bedrijfsproces te automatiseren? Maak een vrijblijvende afspraak zodat we met u mee kunnen denken. Niet alleen over de creatie van de juiste software voor automatisering maar juist ook over de correcte inrichting en implementatie. Want goede voorbereiding is het halve werk en duidelijkheid zorgt er ook voor dat alle betrokken medewerkers sneller hun plekje zullen vinden in de nieuwe werkwijze.