BLOG

Achtergronden

Voorkom 5 gevaren van Excel door een structurele oplossing

25 oktober 2022

Herken je dit? Ik doe het zelf ook. Ik houd in Excel een lijstje met taken bij, want ik houd niet van de taken app in Microsoft Office en Google. Excel is lekker overzichtelijk en gemakkelijk op te volgen. Als ik een offerte maak, dan reken ik in Excel de verschillende posten uit. Excel is laagdrempelig, gemakkelijk in het gebruik en doet wat het moet doen. Voor dit soort taken, die ik voor mezelf bijhoud, is Excel ontzettend handig. Echter zien we ook vaak dat Excel voor “grotere” taken wordt gebruikt die vaak één afdeling overstijgen. Taken die bedrijfskritisch zijn. Met andere woorden dit kan leiden tot serieuze schade of discontinuïteit wanneer de Excel sheet niet of onjuist werkt. Excel kent een aantal gevaren, die we hieronder verder toelichten. Deze worden vaak over het hoofd gezien of men is zich er helemaal niet bewust van. Uiteraard bieden we een oplossing aan die structureel, efficiënt en beheersbaar is. Voorbeelden waarbij Excel is vervangen door een slimme tool. 

Gevaar 1: Door de complexiteit verlies je het overzicht

Door het gemak en de laagdrempeligheid van Excel, wordt het al snel gebruikt om overzichten bij te houden. Dat kan te maken hebben met onder andere voorraden, forecasts, inkoopprijzen en bestelformulieren. Stap voor stap wordt er extra informatie aan het bestand toegevoegd. Het wordt tussen afdelingen gedeeld en er wordt beleid op gevoerd. Zonder dat je het merkt, is het een enorme sheet geworden waar veel van afhangt. Door de omvang en complexiteit van het bestand, is het vaak lastig om het overzicht te houden. Mocht men onbedoeld een cel wijzigen dan is dat niet of lastig te achterhalen, met alle gevolgen van dien. 

Gevaar 2: Beheer is afhankelijk van individuen

Vaak is er maar één collega die écht weet hoe het Excel bestand in elkaar zit. Eén collega die écht snapt waarom een formule is gebruikt en waarom die naar een bepaalde cel (op een ander sheet) verwijst. Dit brengt dan weer andere vervelende gevolgen met zich mee. Als iemand per ongeluk een cel wijzigt, weet je vaak niet dat er iets verkeerd gaat. Hierdoor werk je ongemerkt met verkeerde data. Het tweede gevolg is dat als de maakster/maker van het Excel bestand niet meer beschikbaar is, niemand het kan onderhouden of bijwerken. Dan heb je dus plotseling helemaal geen betrouwbare data meer.

Gevaar 3: Ongeschikt voor teamwork of workflows

Excel is een rekenprogramma dat geen workflows bevat terwijl het wel vaak wordt gebruikt op die manier. Bijvoorbeeld wanneer je aan collega’s vraagt om het Excel bestand ná elkaar te gebruiken. Je hebt een bepaalde workflow in gedachten, waarbij je collega’s om de beurt informatie moeten invullen en van elkaar moeten controleren en aanvullen. Dat vraagt zonder een geautomatiseerde workflow om een zorgvuldigheid en discipline die bijna onmogelijk is. Met Excel lopen alle wijzigingen en aanvullingen door elkaar. Er worden veel cellen en sheets gebruikt. Soms worden zelfs verschillende versies van het Excel bestand gebruikt. Hierdoor is het moeilijk of zelfs onmogelijk om overzicht in de gegevens te houden. 

Gevaar 4: Er is geen inzicht in de planning

Het vierde gevaar borduurt voort op het voorgaande. Als je Excel dan toch gaat gebruiken in een workflow, heb je totaal geen inzicht meer wie er al aan de beurt is geweest in het stappenplan. Je moet er op vertrouwen dat je collega’s de informatie tijdig invullen. Hopelijk komt alle informatie in het Excel bestand bij je terug voor de deadline. Er gaan geen alarmbellen af wanneer iemand een bepaalde planning niet haalt. Daardoor is Excel niet praktisch als tool om processen aan te sturen. Iets wat we in de praktijk toch te vaak zien gebeuren.

Gevaar 5: Versiebeheer is moeilijk

Je hebt een Excel bestand met allerlei informatie die je gebruikt om je bedrijf te sturen. Opeens is er een rij bijgekomen of een kolom verwijderd of er is een formule aangepast. Je weet niet wie het heeft gedaan en waarom dat is gedaan. Dan vraag je je af of iemand misschien per ongeluk een cel heeft aangepast. Het is dus niet duidelijk wie wat wanneer heeft gemuteerd. Je zorgvuldig samengestelde Excel bestand, waar je je bedrijf mee aanstuurt, wordt plotseling onbetrouwbaar. Het behoeft verder geen uitleg dat wanneer je op een dergelijke applicatie bedrijfskritische beslissingen baseert dat niet zonder risico is.

Gebruik een structurele applicatie voor bedrijfskritische toepassingen

Om de bovengenoemde gevaren het hoofd te bieden, adviseren wij bedrijfskritische toepassingen te automatiseren in een  maatwerk applicatie, die structureel datgene doet wat je ervan verwacht. Hier volgen een aantal oplossingen waar men bestaande Excel-bestanden heeft vervangen:

Studiegidsen en onderwijsstructuren maken met workflows

Voor het middelbaar beroepsonderwijs hebben we een SaaS applicatie ontwikkeld waarmee men een onderwijs- en examenregeling (OER) maakt. Voorheen schreef men de OER in Word, stuurde die rond en kopieerde de teksten in het studentinformatiesysteem (SiS). Hierbij was het vaak onduidelijk in welke versie van het document men moest werken, wat voor extra vertraging en frustratie zorgde. Wij hebben OERknal en FormuLeer ontwikkeld, waarmee alle betrokkenen het proces van OER-creatie op dezelfde manier aanvliegen door de workflow die in de software is gebouwd. Men heeft de vrijheid om deze workflow naar eigen inzicht in te richten. OERknal/FormuLeer is gekoppeld met het SiS. Na het voltooien van de workflow wordt alle informatie automatisch in het SiS verwerkt. Dankzij OERknal/FormuLeer bespaart men veel werk en tijd. 

Planningstool integreren met ERP pakket

Het volgende voorbeeld betreft een bedrijf in procestechnologie. Zij maken machines en bouwen projecten voor de feed-, petfood-, food- en chemie-industrie. Het bedrijf wilde graag meer efficiëntie in het productieproces van de machines en zag daarvoor een planningstool als een goede hulp. Ze hadden al een planningspakket en een ERP pakket, maar die konden niet met elkaar geïntegreerd worden. 

Wij hebben een planningstool ontwikkeld die zowel zorgt voor de planning van voorraad als voor de planning van de mensen. De tool geeft inzicht in de totale workflow van een project; hoeveel en welke onderdelen er nodig zijn voor een bepaalde machine, wanneer welk onderdeel precies nodig is, hoe lang het duurt om (een deel van) een machine te bouwen en hoeveel mensen er nodig zijn. Deze webapplicatie zorgt ervoor dat de juiste mensen en de juiste onderdelen op het juiste moment op de juiste plek zijn.

Informatie inzichtelijk maken via dashboard

Productiebedrijven gebruiken machines die allerlei informatie bewaren. Die informatie kunnen ze opvragen en vervolgens als een CSV bestand downloaden. Een CSV bestand kan je in Excel openen en daarna moet je nog stappen zetten om de informatie in kolommen en rijen te krijgen. Als je dat per machine moet doen, ben je veel tijd kwijt. Met de informatie in de CSV bestanden zie je welke machines operationeel zijn, welke inactief zijn, welke onderhouden worden en welke defect zijn. 

Je bespaart veel tijd als je deze informatie in een overzichtelijk dashboard ziet. Met één druk op de knop weet je hoe je ervoor staat. Combineer deze informatie met de planningstool in het vorige voorbeeld. Je bent in volledige controle van je productie. 

Webapplicatie maakt verzamelen gegevens eenvoudig en overzichtelijk

In de maakindustrie wordt veel zorg besteed aan het ontwikkelen van een goed product. In de eerste plaats denken we hierbij aan een ontwerp dat qua vorm, afmetingen en functionaliteit aansluit bij de eisen en wensen. De kwaliteitscontrole is een belangrijk onderdeel van het ontwikkelproces. Een onderdeel van de borging van de kwaliteit is dat de machines onthouden wat er op welk moment is gemaakt en wat de uitkomsten van de controles waren. Desalniettemin kan het voorkomen dat een afnemer later inzage in de gegevens vraagt. Op dat moment dient men alle gegevens te verzamelen. Hiervoor exporteert men de gegevens uit de machines die gebruikt zijn bij de fabricage en controles. Dit zijn vaak CSV bestanden. Deze CSV bestanden bewerkt men vervolgens in Excel om de gewenste overzichten te maken. Dit is op zich al veel werk. Daarna moet de informatie van de juiste dagen en tijden gezocht worden. Men moet dus eerst opzoeken wanneer het product geproduceerd is. Vervolgens moet de juiste informatie overzichtelijk worden aangeboden. Met een webapplicatie verzamel je in één keer alle relevante informatie uit de betreffende machines. Je slaat alle stappen van handwerk over. Je kunt de gewenste informatie direct aanbieden in een overzichtelijk rapport en je bespaart hierdoor veel tijd.

Er is altijd een oplossing

Zoals je hebt kunnen gelezen, zijn er veel praktijkvoorbeelden waar Excel niet de meest ideale oplossing is. Er zijn ook veel praktijkvoorbeelden waar een maatwerk oplossing is ontwikkeld om afscheid te nemen van Excel. 

 

Meer informatie?

Wil je ook afscheid nemen van Excel of wil je meer weten over de mogelijkheden omtrent de automatisering van je bedrijfsprocessen? Neem dan contact met ons op en maak een vrijblijvende afspraak voor een intake en Senet scan

Interesse in een gesprek?

neem contact op met Geurt Jan van Ek

Laat uw gegevens achter

We nemen contact met u op!

Zie onze privacyverklaring.