ROC Midden Nederland

Onderwijs- en Examen Regeling sneller gereed door Senet Conversietool Onderwijsprogramma

Goed onderwijs is belangrijk voor de toekomst van onze jeugd. Alleen al in cohort 2015-2016 volgden bijna een half miljoen leerlingen een Middelbare Beroepsopleiding (cijfers van de MBO Raad). De bekostiging vanuit de overheid is daarvoor essentieel. Het mbo ontvangt bekostiging voor hun deelnemers, net als dat gebeurt voor andere opleidingssectoren. Maar die bekostiging komt alleen binnen als de student juist geregistreerd staat en de instelling aan alle wet- en regelgeving heeft voldaan. Software moet het onderwijs daarbij ondersteunen om alle administratie up-to-date te houden. Men kan veel tijd besparen door software in te zetten op onderdelen waar anders veel fte’s verloren zouden gaan aan handmatige handelingen, zoals overtypen. Voor mbo-instellingen zijn efficiëntie, snelheid en het voorkomen van fouten belangrijke speerpunten om documenten tijdig klaar te hebben en het onderwijs verder te verbeteren.

Wet- en regelgeving

Als mbo-instelling dien je aan allerlei wet- en regelgeving te voldoen. En die kan nog al eens wijzigen. Het kost veel tijd om alle informatie te verwerken in de systemen zodanig dat bijvoorbeeld de OER op tijd bij de leerling ligt. De OER dient bij aanvang van het opleidingstraject  beschikbaar te zijn. Voordat zo’n OER gereed is, zijn er al heel wat stappen aan vooraf gegaan. Ondanks dat de instelling het onderwijs grotendeels zelf mag vormgeven, moeten toch veel verschillende mensen binnen de organisatie zich over de gegevens buigen. Daarnaast zijn er nog allerlei interne afspraken en richtlijnen waaraan moet worden voldaan.

Onderwijs en examinering

De kwalificatiedossiers die door de overheid worden vastgesteld zijn de basis voor de inrichting van het (MBO) onderwijs. Daar staan de randvoorwaarden in waar de betreffende opleiding aan moet voldoen. Met andere woorden: wat een deelnemer bij slagen moet kunnen. Hoe de scholen dit precies onderwijzen, daar hebben ze vrijheid in. De scholen mogen dus onderwijs en examinering zelf inrichten, mits de kerntaken genoemd in het kwalificatiedossier, gerespecteerd worden.

ROC Midden Nederland gebruikt verschillende invultools in Excel om tot het examenplan te komen. Dat examenplan bestaat uit een vakinhoudelijk deel, een generiek deel en keuzedelen. Er zijn tientallen opleidingen met per opleiding ook weer allerlei varianten. Je kunt je voorstellen hoeveel tijd nodig is om alle onderwijsexamenreglementen niet alleen af maar ook op tijd ingevoerd te krijgen in het onderwijsinformatiesysteem.

“Wij hebben met deze Conversietool Onderwijsprogramma 4 fte bespaard, dat is echt een grote winst. Tijd die wij nu in kunnen zetten voor verdere verbetering van het onderwijs”, aldus Jan Kamphuis, DOS (Dienst Onderwijs Services) beheerder bij ROC Midden Nederland.

Student Informatie Systeem

ROC Midden Nederland gebruikt, net als veel andere roc’s, EduArte als Student Informatie Systeem (SIS). Dat systeem is speciaal gericht op mbo-instellingen en herbergt allerlei gegevens zoals cijfers, examenplannen en roostering, gesorteerd in modules. Het systeem wordt gebruikt voor de registratie, begeleiding en bekostiging van de deelnemers. Om aan de gestelde informatieplicht van de overheid te voldoen, dient de administratie in het SIS up-to-date te zijn met alle belangrijke gegevens. Dat is ook essentieel om de bekostiging voor het onderwijs te ontvangen. Het proces omtrent invoeren van die gegevens gebeurde tot nu toe nog handmatig maar kan bijna geheel geautomatiseerd worden, waardoor men de gewonnen tijd kan gebruiken voor verdere verbetering van het onderwijs.

Tot nu toe moesten de examenreglementen steeds handmatig overgetypt worden om die in EduArte te krijgen. In de meeste Student Informatie Systemen is helaas geen functie ingebouwd om die documenten gemakkelijk te importeren. Bij ieder cohort gaat het om honderden documenten, van idem zoveel opleidingen. Een probleem waar meerdere roc-instellingen tegenaan lopen. Senet heeft hier een oplossing voor waar ook Summa College Eindhoven inmiddels gebruik van maakt.

De oplossing

Senet heeft voor ROC Midden Nederland een oplossing ontwikkeld die naadloos samenwerkt met het SIS. Met deze oplossing is het mogelijk om met één druk op de knop een examenprogramma te converteren en te importeren in het Student Informatie Systeem. Tot voor kort moesten de  examenprogramma’s eerst in Excel worden gemaakt, daarna handmatig worden overgetypt en gecontroleerd. Die twee laatste stappen zijn nu geautomatiseerd.

De oplossing heeft de naam Conversietool Onderwijsprogramma meegekregen. De Conversietool Onderwijsprogramma doet meer dan alleen examenplannen opnemen in het onderwijsinformatiesysteem. Hij controleert ook of het examenreglement juist is ingevuld in de Excel invultool. Als dit niet zo is geeft de conversietool dit aan en laat ook weten waar de fout zit en wat er dan fout gedaan is. Zo is het examenplan gemakkelijk en snel aan te passen en sluipen er geen fouten in het uiteindelijke examenreglement. Die controle factor is erg belangrijk voor ROC Midden Nederland en daar voorziet de tool nu in.

Uiteraard bereikt de Conversietool Onderwijsprogramma zijn primaire doel, het importeren van het reglement, maar de tool kan naast het controleren van de gegevens, nog meer. Bij het uploaden hoeft men bijvoorbeeld niet te wachten tot het eerste document is ingeladen alvorens een volgend document te kunnen selecteren. Meerdere documenten kunnen  gelijktijdig worden geüpload. “Je kunt bijvoorbeeld wel 30 documenten tegelijk uploaden met de Conversietool Onderwijsprogramma. De tijdswinst? Twee minuten wachten versus zes weken typen? Reken maar uit…”, lacht Jan Kamphuis.

conversietool-onderwijsprogramma

Printscreen Conversietool Onderwijsprogramma: De Conversietool Onderwijsprogramma kan zowel het summatieve als het formatieve deel importeren in het Student Informatie Systeem, afhankelijk van hoe Senet de tool voor u bouwt en wat uw wensen zijn. Voor ROC Midden Nederland ging het alleen om de examenplannen en dus bleef het formatieve deel achterwege.

De meerwaarde van de applicatie

De grote meerwaarde van de door Senet gebouwde applicatie is de tijdsbesparing. “Wij hebben met deze Conversietool Onderwijsprogramma 4 fte bespaard, dat is echt een grote winst. Tijd die wij nu in kunnen zetten voor verdere verbetering van het onderwijs”, aldus Jan Kamphuis, DOS (Dienst Onderwijs Services) beheerder bij ROC Midden Nederland.

De Conversietool Onderwijsprogramma voor het Student Informatie Systeem maakt snel rendement mogelijk. De planningshefboom van het gehele proces kan door deze tijdswinst ook naar voren, je kunt nu steeds beter en vroeger voorbereiden, wat de deelnemer ten goede komt. Die kan eerder zijn documenten inzien en heeft een beter beeld van het te doorlopen traject.

Een snellere inrichting van het SIS door de oplossing van Senet zorgt bovendien naar verwachting ook voor actievere, betere en tijdigere begeleiding van de leerlingen want het is eerder duidelijk wat ze moeten doen, voor zowel de leerling zelf als de loopbaanbegeleider. Leerlingen beter begeleiden verhoogt dan weer het rendement van de opleiding, wat een mooie zijopbrengst is.

Senet als partner in applicatiebouw

Jan Kamphuis is blij met het eindresultaat: “Er was en is volledig vertrouwen in Senet. Met software engineer Frank (die vanuit Senet voor ROC Midden Nederland de Conversietool Onderwijsprogramma bouwde, red.) kan je zaken doen. Hij klikt, heeft creativiteit, tempo en geeft ons echt een partnergevoel. Het project is goed verlopen en de eindstand is zeer gunstig. We zijn als ROC Midden Nederland erg blij met deze tijdswinst en kunnen nu beter en sneller voldoen aan de wet- en regelgeving voor het MBO.”

Zoekt u ook naar een partner die kennis heeft van EduArte en de behoeften van roc’s? Wilt u ook tijd besparen en minder fte’s kwijt zijn aan het overtypen van gegevens? Neem dan zeker even contact op met onze accountmanager Marcel Maes. Hij kan u meer vertellen over de mogelijkheden voor een conversietool bij uw organisatie en andere tijdbesparende maatregelen.

Over ROC Midden Nederland

ROC Midden Nederland is een onderwijsinstituut in de provincie Utrecht dat onder andere middelbaar beroepsonderwijs (mbo) aanbiedt. Ruim 18.000 studenten volgen een mbo-opleiding bij ROC Midden Nederland in één van de tientallen richtingen. De beroepsopleidingen worden aangeboden via twaalf colleges. De school opereert samen met bedrijven en instellingen zodat het aanbod goed aansluit op de vraag. Het onderwijs leidt de leerlingen op tot vakbekwame en maatschappelijk betrokken mensen.

Interesse in een gesprek?

neem contact op met Marcel Maes