Het Hooghuis

Een op maat gemaakte Stagebureau applicatie

“Met de nieuwe Stagebureau applicatie van Senet is alles geïntegreerd, dat geeft echt een veel beter overzicht.

 

Het Hooghuis is een scholengemeenschap voor voortgezet onderwijs in Oss. Het Stagebureau is onderdeel van de VMBO locatie ZuidWest van Het Hooghuis en ondersteunt de verschillende afdelingen bij het vinden van geschikte stages voor de leerlingen. Alle derde- en vierdejaars VMBO leerlingen moeten op stage. Daarbij gaat het voor locatie ZuidWest om circa 700 leerlingen per jaar. Het Stagebureau bestaat nu zes jaar en is opgericht om een aanspreekpunt met expertise te creëren voor alles omtrent stages. Voordat het Stagebureau er was, liepen de leerlingen ook al stage maar regelde elke opleidingsrichting dit zelf. Het ontbrak aan uniformiteit en er was geen overzicht. Het Stagebureau had al langer een applicatie tot zijn beschikking, maar dat was een pakket dat niet meer voldeed aan de eisen.

Aanvankelijk waren het uitdraaien van een stagecontract, het invoeren van gegevens van het stagebedrijf en zien of er al een stagiair(e) stage loopt of heeft gelopen, de belangrijkste functies van de applicatie. Na de tijd vorderde, kwamen er echter meer wensen die niet mogelijk waren binnen de oude applicatie van het Stagebureau. De nieuw te bouwen Stagebureau applicatie moest er één worden waar ook docenten en leerlingen van Het Hooghuis toegang tot konden hebben, niet alleen het stagebureau zelf. Transparantie is hierbij erg belangrijk: inzicht hebben in stage plaatsen van de verschillende (overlappende) afdelingen, kunnen zien of er nog plaats beschikbaar is bij een bedrijf of dat er al iemand stage loopt en zo ja wie en wanneer. Ook is het belangrijk te kunnen zien wie de begeleidend docent is, om die te kunnen benaderen mocht dit nodig zijn. Zo verloopt de communicatie beter en kom je niet in elkaars vaarwater.

“Transparantie is erg belangrijk.”

Daarnaast moest het systeem echt gebruiksvriendelijk worden, zeker als er nieuwe doelgroepen (leerlingen, docenten), gebruik van zullen gaan maken. “Nu kan je van elkaar zien van ‘hé, daar loopt al iemand stage’ en ga je dat bedrijf niet onnodig extra benaderen. Of je benadert het bedrijf en laat merken dat je op de hoogte bent van het aanwezig zijn van een stagiair(e) en kunt dat als brug gebruiken om te informeren naar wellicht nog een stageplaats.” Je kan de stageplaatsen zo optimaler benutten. Bijvoorbeeld als er een stageplaats in het systeem staat die bedoeld is voor Zorg en Welzijn maar je ziet dat deze na een tijd nog niet vervuld is, kun je in overleg met de afdeling Zorg en Welzijn om te  kijken of je misschien een leerling van Horeca daar kan plaatsen. Zo blijft zo’n stageplaats niet leeg. Dit bevordert de continuïteit van de relatie met het bedrijf.

“In het oude systeem konden we bijvoorbeeld niet inzichtelijk krijgen dat andere docenten ook mee konden kijken en konden we geen gegevens vastleggen van contactmomenten. We wisten van die beperkingen en we konden er toen nog wel mee vooruit want op dat moment was een contract uitdraaien het belangrijkste. We moesten echter ook handmatig een import doen vanuit SOM (leerlingvolgsysteem, red.) om ieder kwartaal een update te maken van de leerlinggegevens zodat we ook de goede adresgegevens op een contract kregen. Dus dat was onder andere een beperking en dat kan nu in het nieuwe maatwerk systeem van Senet allemaal wel”, aldus Minou Walters, Stageconsulent bij het Stagebureau van Het Hooghuis.

Aanbesteding

“We hebben een tijdelijk programma gehad en we wisten vooraf dat het beperkt zou zijn, maar er waren op dat moment nog niet zoveel stageprogramma’s ontwikkeld die aansloten bij de behoeftes van VMBO leerlingen en de werkwijze van onze school. Toen de maatschappelijke stage voor het voortgezet onderwijs verplicht werd gesteld, kwam daar verandering in. We hebben de tijd genomen om te beslissen wat nu een goede vervanger zou zijn van de oude Stagebureau software. Gedurende de zes jaar dat het Stagebureau nu bestaat, hebben we een goed beeld gekregen van waaraan een systeem moet voldoen. In de tussentijd hebben we ook bij andere scholen gekeken wat zij gebruiken om ons te oriënteren. Uiteindelijk hadden we erg goed voor ogen wat we wilden hebben.”

De belangrijkste punten voor een succesvolle stagebureau applicatie voor het Stagebureau van Het Hooghuis kunnen dan ook het beste zo worden samengevat:

  • Een webbased programma
  • Toegankelijk
  • Transparant (zien welke stagebedrijven actief zijn en inzicht hebben in elkaars stageplaatsen tussen de verschillende afdelingen)
  • Inzichtelijk (inzicht hebben in beschikbare versus bezette stageplaatsen)
  • Database functie
  • Relatiebeheer (CRM)
  • Document functie
  • Export mogelijkheid database gegevens
  • Import mogelijkheid leerlinggegevens
  • Koppeling met het leerlingvolgsysteem
  • Koppeling met de elektronische leeromgeving
  • Gebruiksvriendelijk
  • Privacy gegevens gewaarborgd

Senet bleek de aangewezen partner om een maatwerk applicatie te bouwen die precies aansloot bij de wensen van Het Hooghuis.

Doelgroepen

De applicatie heeft momenteel drie doelgroepen: stagedocenten, leerlingen en medewerkers van het Stagebureau.

Leerlingen kunnen zelf in het systeem zoeken naar een stage. Ze kunnen stageorganisaties en openstaande stageplaatsen raadplegen, een beetje zoals dat werkt bij een vacaturebank. Leerlingen mogen in principe zelf ook suggesties doen voor een stageplaats. Ze kunnen in het systeem stagebedrijven als favoriet kenmerken en eventueel een stageplaats reserveren.

Stagedocenten kunnen nu ook zelf het systeem raadplegen. Wanneer een leerling met een suggestie voor een stagebedrijf naar een docent gaat, kan hij kijken of dat bedrijf al bekend is in de stageapplicatie en of daar op dat moment wellicht al een stagiair(e) zit. Een door de leerling gereserveerde stageplaats kan geaccepteerd/geweigerd worden. Door de leerling gekenmerkte favorieten bedrijven kunnen benaderd worden. Daarnaast heeft de docent de mogelijkheid om verschillende rapportages vanuit de applicatie op te vragen.

De medewerkers van het Stagebureau werken continu met de applicatie en kunnen stageplaatsen toevoegen, contracten opstellen en uitdraaien, getekende contracten registreren, contactmomenten vastleggen met stagebedrijven en mailingen uitzetten.

screenshot_hethooghuis

De meerwaarde van Senets Stagebureau applicatie

“Je krijgt op deze manier een soort vacaturebank waarin leerlingen dan weer hun favorieten kunnen aangeven of zelf een stageplaats reserveren. De begeleidend docent van die leerling krijgt automatisch ter goedkeuring een mailtje als een leerling een plaats reserveert. Dat is natuurlijk super.”

Naast de functionaliteit uit de oude applicatie, zoals het uitdraaien van een stagecontract, brengt de Stagebureau applicatie van Senet ook veel nieuwe functionaliteiten met zich mee die de processen verder automatiseren en optimaliseren. Waar voorheen alleen medewerkers van het Stagebureau in de applicatie konden, is deze nu inzichtelijk voor alle leerlingen en stagedocenten, wat bijdraagt aan de transparantie. Hierdoor kunnen alle betrokken partijen ook extern professioneler worden gehandeld.

Bedrijven kunnen het Stagebureau benaderen als zij een stageplaats beschikbaar hebben en die kan dan worden ingevoerd in het systeem. “Dat gebeurt momenteel nog niet zo veel maar doordat we die mogelijkheid nu hebben, kunnen we ook anders te werk gaan. We kunnen bijvoorbeeld een mailing versturen, dat kan ook vanuit het systeem, om te vragen bij bedrijven of ze stageplaatsen hebben en zo ja, binnen wat voor afdeling, wat kunnen de werkzaamheden zijn. Nou dat kunnen wij dan weer invoeren in het systeem.” Je krijgt op deze manier een soort vacaturebank waarin leerlingen dan weer hun favorieten kunnen aangeven of zelf een stageplaats reserveren. De begeleidend docent van die leerling krijgt automatisch ter goedkeuring een mailtje als een leerling een plaats reserveert. “Dat is natuurlijk super”, vertelt Minou enthousiast.

Het stagecontract is ook een erg belangrijk onderdeel van de workflow omtrent het regelen van stageplaatsen. Het gaat dan niet alleen om het uitdraaien van een stagecontract, maar onder andere ook om het terugkrijgen van het getekende exemplaar. “Het feit dat je een stagecontract uit kan draaien is prettig, maar als het contract daarna getekend is, moet het ook wel weer terug komen. We merkten dat vroeger contracten vaak niet retour kwamen. Dan is het fijn dat het getekend is, je moet het wel terug krijgen want anders ben je niet verzekerd. Docenten waren het overzicht dan ook kwijt. Ik maakte dan een tabel in Excel met een klassenlijst en ‘contract retour ingeleverd, ja of nee’, maar dat is ook veel minder praktisch dan als het gewoon netjes geïntegreerd is in het systeem zonder handmatig vinkjes te moet zetten in een Excel sheet. Met de nieuwe Stagebureau applicatie van Senet is alles geïntegreerd, dat geeft echt een veel beter overzicht.”

Voor Het Hooghuis was het vooral erg belangrijk om meer uniformiteit te krijgen in het proces van stage lopen. Ieder deed het vroeger op zijn eigen manier. Het Stagebureau en de bijbehorende applicatie hebben bijgedragen aan het krijgen van uniformiteit in dit proces, de neuzen staan dezelfde kant op en mensen doorlopen het proces nu op dezelfde manier.

“Er is nu gewoon één vindplaats, voor alles dat over stage gaat en dat was er voorheen niet. Je kunt nu, waar je ook zit, die informatie opvragen, dat is echt ideaal.”

Doorontwikkeling en verdere implementatie in de toekomst

De applicatie moest zo flexibel mogelijk worden opgezet zodat ook in de toekomst nog meer functionaliteiten kunnen worden toegevoegd op het moment dat daar behoefte aan is. Bijvoorbeeld de mogelijkheid stagebedrijven zelf toegang geven tot het systeem en zodat ze zelf hun stagevacature plaatsen. Of een mobiele versie van de applicatie creëren. Je kunt nu de applicatie al mobiel openen, waarbij je bijvoorbeeld ook weer een link vindt naar Google maps. “Alles is geïntegreerd, dat is echt heel fijn. Ik denk dat je het niet beter kan hebben dan dat je alles op iedere plek op kan vragen en kan zien waar je leerling zit. Dat je een overzicht op kan vragen hoe je klas ervoor staat. Hebben alle leerlingen al een stageplek en hebben ze hun contract ingeleverd?’. Dat wordt allemaal geregistreerd.”

Met de mogelijkheid dat een docent automatisch een mailtje krijgt ter goedkeuring van een stage, is al een kleine pilot gedaan maar dit onderdeel moet dit jaar nog verder geïmplementeerd worden zodat alle docenten hiermee kunnen gaan werken. Ze kunnen op die manier heel gemakkelijk bijhouden welke leerling al een stageplek heeft en welke nog niet. “Ik kan niet wachten om het systeem in zijn totaal te lanceren. Ik heb het al wat stagedocenten uitgelegd en ik hoor ook eigenlijk alleen maar positieve geluiden. Natuurlijk is er in het begin wel wat weerstand. Mensen denken ‘weer een systeem?’, maar aan de andere kant, het is gewoon even iets nieuws, het voegt vooral iets toe. Mensen kunnen misschien even denken dat het meer werk is, maar ze moeten juist gaan ervaren, door ermee te werken, dat het juist niet meer werk is. Doordat het een gebruiksvriendelijk programma is, je je leerlingen kan betrekken in de zoektocht naar een stage, heel veel dingen geautomatiseerd zijn en men verschillende soorten documentatie kan terugvinden, mocht er ergens onduidelijkheid zijn hoe te handelen in de workflow. Er is nu gewoon één vindplaats, voor alles dat over stage gaat en dat was er voorheen niet. Je kunt nu, waar je ook zit, die informatie opvragen, dat is echt ideaal.”

 

Over Het Hooghuis

Het Hooghuis is een scholengemeenschap bestaande uit acht scholen voor voortgezet onderwijs in Oss. Samen hebben deze scholen alle typen onderwijs in huis: van praktijkonderwijs tot het voorbereidend wetenschappelijk onderwijs.

Over het Stagebureau

Het Stagebureau van Locatie ZuidWest ondersteunt de samenwerking tussen onderwijs en bedrijfsleven. Samen met de stagedocenten coördineert het bureau stages voor de leerlingen. Het onderhoudt contact met stagebedrijven en –organisaties, werft nieuwe stagebedrijven in de regio en verzorgt de administratie rondom de stages. Het bureau voorziet jaarlijks om en nabij de 700 leerlingen van een stageplaats.

Interesse in een gesprek?

neem contact op met Marcel Maes