Een solide registratiesysteem voor ROC Mondriaan

ROC Mondriaan is een onderwijsinstelling die naast hun opleidingen zowel loopbaan advies (LBA) als schoolmaatschappelijk werk (SMW) biedt voor de leerlingen, in samenwerking met andere instanties. Leerlingen kunnen bijvoorbeeld vragen hebben omtrent hun opleiding, hun werkkansen en hun toekomst of twijfels of hun carrière keuze wel de juiste is. Het Loopbaan adviescentrum kan dan de leerlingen helpen met testen en gesprekken. Daarnaast kunnen leerlingen problemen (thuis) hebben waarvoor zij hulp nodig hebben. Ook kan de school, indien nodig, helpen om de leerlingen door te verwijzen naar hulp buiten de school. Voor deze activiteiten ontvangt ROC Mondriaan normaal gezien subsidies, maar om die te krijgen is een sluitende administratie essentieel. Elke laatste maand van het jaar moeten alle rapportages worden uitgedraaid waar precies in is bijgehouden welke trajecten voor welke leerling zijn doorlopen. Er moet worden aangetoond of dit intern of extern was, hoeveel uur het betrof en welke (loopbaan)testen bijvoorbeeld zijn gebruikt.

“Door de aanzienlijke verbeteringen in filtering en export, zijn met de nieuwe applicatie van Senet veel tijd en kosten bespaard.”

De licentie van het leerlingvolgsysteem dat ROC Mondriaan gebruikte zou gaan aflopen. Dit systeem was erg belangrijk voor de leerlingen administratie maar ook voor zaken omtrent het Studie- en Loopbaancentrum. Zonder direct uitzicht op een andere oplossing, zou dit ROC Mondriaan ontzettend veel geld gaan kosten vanwege de rapportages die dan niet uitgedraaid kunnen worden en de nieuwe data die dagelijks ingevoerd moet worden. Daarnaast zou dit problemen opleveren voor de werkbaarheid van de afdeling Studie- en Loopbaancentrum.

Toen men zich realiseerde dat met het eindigen van de licentie van het leerlingvolgsysteem Peoplesoft, ook het Loopbaan adviescentrum getroffen zou worden, moest er snel een ander systeem gebouwd worden. Er was flinke haast bij; over slechts 2 maanden zou de stekker eruit gaan. Niemand kon dan meer nieuwe leerlingen toevoegen, dossiers maken of bewerken, nieuwe trajecten creëren, testen koppelen of verslagen uitdraaien. Zonder deze functionaliteiten uit dat systeem zouden de subsidies voor de betrokken afdelingen niet langer gewaarborgd zijn, waarmee de continuïteit van het Loopbaan adviescentrum en het schoolmaatschappelijk werk in gevaar zou komen.

Senet is hier in de bres gesprongen om dit ICT probleem op te lossen en heeft in zeer korte tijd een registratiesysteem LBA & SMW gebouwd dat voldoet aan de wensen van ROC Mondriaan.

Traject en randvoorwaarden

De licenties zouden aflopen en dus was er tijdsdruk. Het was voor ROC Mondriaan in dit geval vooral erg belangrijk dat er binnen korte tijd een betrouwbare partner werd gevonden die snel kon starten, vertelt Gülcan Zirh, proces coördinator op het Loopbaan adviescentrum bij Mondriaan. Het systeem moest vanuit meerdere locaties toegankelijk zijn, eenvoudig in gebruik en alle nodige rapportages kunnen uitdraaien. De applicatie zou als doel hebben het registreren van en het rapporteren over leerlingen die in een loopbaanbegeleidingsadviestraject (LBA) en/of een schoolmaatschappelijk werk traject (SMW) zitten. De doelgroep (gebruikers) betrof loopbaanadviseurs, schoolmaatschappelijk werkers, frontoffice en administratie personeel. Een brede groep die om moet kunnen gaan met het systeem.

Aanbesteding

Er waren een paar potentiële partners uitgenodigd bij ROC Mondriaan om dit project aan te vliegen. Senet bleek uiteindelijke de meest geschikte partner door de klik die er was vanuit Mondriaan met de eigenaren van Senet, hun passie voor hun vak en de manier waarop Geurt Jan van Ek (algemeen directeur Senet) kon vertellen over zijn ervaringen uit het verleden en hoe hij daarvan geleerd heeft. Dit sprak Gülcan erg aan en ze had vertrouwen in de organisatie en de applicatie die Senet voor ROC Mondriaan zou gaan bouwen.

Oplossing

Senet heeft gezorgd voor een transparant registratiesysteem dat eenvoudig is in gebruik voor alle doelgroepen die er mee moeten werken. Alle gevraagde mogelijkheden, zoals het invoeren van leerling gegevens, het aanmaken van trajecten, het toekennen van tests en het uitdraaien van rapportages, zijn ingebouwd. De vlot gebouwde applicatie van Senet heeft er voor gezorgd dat alle activiteiten en verplichtingen van het Studie- en Loopbaancentrum ongehinderd konden doorlopen. Dit was zeer welkom met de honderden trajecten die jaarlijks aan de orde zijn voor deze onderwijsinstelling.

“Er is een solide registratiesysteem gebouwd, afgestemd op de persoonlijke wensen van het Studie- en Loopbaancentrum. Dat schept vertrouwen in Senet als partner voor toekomstige applicatievraagstukken.”

Senet heeft voor deze applicatie de open source techniek PHP/MySQL gebruikt maar kan een dergelijk registratiesysteem bouwen in zowel PHP/MySQL als .NET Microsoft technologie. Vanwege de tijdsspanne in dit project werd echter PHP/MySQL geadviseerd omdat dit voordelen bood op dit korte tijdspad aangezien Senet daarvoor al resources beschikbaar had. Dit zou het project sneller doen verlopen en financieel aantrekkelijker maken.

“In het nieuwe registratiesysteem is vooral het filteren veel makkelijker. Dit is erg nuttig aangezien niet in elke rapportage hetzelfde terug hoeft te komen. Daarnaast gaat ook het rapportages exporteren gemakkelijker en vlugger en is er met een gebruiksvriendelijke cursus voor gezorgd dat iedereen snel met het systeem aan de slag kon. Door de aanzienlijke verbeteringen in filtering en export, zijn met de nieuwe applicatie van Senet veel tijd en kosten bespaard.”

Senet als partner in applicatiebouw

Gülcan was vooral erg blij dat ze zo snel een betrouwbare partner had gevonden die goed luisterde naar de wensen van het Studie- en Loopbaancentrum en hier adequaat op kon inspelen. De passie en hart voor het vak dat directeur Geurt Jan van Ek kon overbrengen op Gülcan gaf direct vertrouwen; “deze man wist waar hij mee bezig was en deed dit met plezier.” Er was een klik. “Waarom anderen het niet waren geworden? Voornamelijk te commercieel. Authenticiteit is zeker belangrijk in het vinden van een juiste partner.” Als je zo weinig tijd hebt voel je uiteraard de druk, maar het blijft belangrijk de juiste partner te kiezen. Het gaat immers niet om een pak melk dat je koopt.

“De samenwerking kenmerkte zich als flexibel en prettig. Zaken werden snel opgepakt maar die snelheid ging niet ten koste van de kwaliteit van de te bouwen applicatie. Er is een solide registratiesysteem gebouwd, afgestemd op de persoonlijke wensen van het Studie- en Loopbaancentrum. Dat schept vertrouwen in Senet als partner voor toekomstige applicatievraagstukken.”

Unieke webapplicaties voor het onderwijs

In 2018 heeft Senet een nieuw merk specifiek voor de onderwijsmarkt opgericht; FirstKlas. Met FirstKlas bieden wij een aantal unieke SaaS applicaties aan die zijn ontwikkeld vóór en dóór het onderwijs. De registratiesysteem applicatie die is ontwikkeld in samenwerking met ROC Mondriaan wordt nu aangeboden als de FirstKlas webapplicatie: STAPP.

Voor meer informatie over deze applicatie verwijzen we u graag naar de STAPP pagina op de FirstKlas website.
Voor een recente ROC Mondriaan klantcase voor STAPP, zie: Geoptimaliseerde studieloopbaanbegeleiding middels STAPP.

Als u ook op zoek bent naar een partner die voor u een applicatie op maat kan bouwen op .NET of PHP gebied voor een project met druk op de ketel, schroom dan niet om contact met ons op te nemen. Zowel in projectvorm als in detachering, er is veel mogelijk bij Senet. Wij kijken graag of wij u van dienst kunnen zijn met één van onze gemotiveerde professionals.