Summa College

OER op tijd bij uw studenten

Goed onderwijs; dat vinden we belangrijk. Maar voor goed onderwijs is veel meer nodig dan competente docenten en uitdagend lesmateriaal. Onderwijsinstellingen hebben nog een gigantische operatie aan de achterkant waar veel mensen werken om te zorgen dat alles op rolletjes loopt. De administratie van scholen mag niet onderschat worden. Daar gaat veel kostbare tijd in zitten. Slimme software kan de scholen daarbij helpen en veel werk uit handen nemen. Senet is een leverancier van maatwerk software en heeft een oplossing ontwikkeld voor mbo instellingen waardoor het overtypen van onderwijs- en examenprogramma’s tot het verleden behoort.

Wet- en regelgeving

Het is voor alle mbo-instellingen essentieel om te voldoen aan de eisen van wet en regelgeving en om de kwaliteit van het onderwijs hoog in het vaandel te hebben. Er moet ook aangetoond kunnen worden dat voldaan wordt aan wet en regelgeving want dan kan de onderwijsinstelling rekenen op de juiste bekostiging. Het kost veel tijd om alle informatie te verwerken in de systemen zodat het OER (Onderwijs en Examen Regeling, red.) op tijd bij de studenten ligt. Het OER dient voor de start van de opleiding beschikbaar te zijn voor alle studenten. Maar voordat het OER gereed is, zijn er al heel wat stappen aan vooraf gegaan.

Student Informatie Systeem

Het Summa College gebruikt, net als veel andere ROC’s, EduArte als Student Informatie Systeem (SIS). Dit systeem, speciaal gericht op het mbo, herbergt allerlei gegevens zoals cijfers, examenplannen en roostering, gesorteerd in modules. Het Summa College gebruikt EduArte voor de kernregistratie, begeleiding en cijferregistratie van de studenten. Om te voldoen aan de wet en regelgeving dient het SIS up-to-date te zijn met alle belangrijke gegevens, waaronder het onderwijs- en examenprogramma.

Het Summa College zet zowel het formatieve deel (het onderwijsprogramma) als het summatieve deel (het examenprogramma) in het Student Informatie Systeem. In de meeste Student Informatie Systemen is geen functie ingebouwd om documenten gemakkelijk te kunnen importeren. Een beperking waar meerdere mbo-instellingen tegenaan lopen. Senet heeft een tool ontwikkeld die die beperking wegneemt. Summa was pionier met het gebruik van deze oplossing. Naast het Summa College in Eindhoven maakt inmiddels ook ROC Midden Nederland gebruik van de conversietool van Senet.

De oplossing

Senet heeft voor het Summa College Eindhoven een toepassing ontwikkeld die naadloos samenwerkt met het Student Informatie Systeem en met één druk op de knop alle data uit de onderwijs- en examenprogramma’s kan converteren en importeren. Waar tot voor kort alle documenten eerst in een Excel werden gemaakt en daarna één voor één moesten worden overgetypt, kunnen ze nu simpel en snel worden geïmporteerd. Je hoeft als gebruiker niet eens te wachten tot een onderwijsprogramma of examenprogramma klaar is met uploaden; je kunt met de Senet toepassing zelfs grote aantallen documenten tegelijk uploaden in het SIS.

“We zien een kwaliteitsverhoging door de uniformiteit en de extra checks in het systeem. Het is allemaal veel minder foutgevoelig.”

De tool biedt naast de primaire uploadfunctie, ook een bulkfunctie en een foutenindicator. Als een document dat je probeert te uploaden een fout bevat, krijg je dat automatisch te zien op je scherm en kun je het aanpassen. Het proces van invoeren van onderwijs- en examenprogramma’s is hierdoor veel minder foutgevoelig geworden dan ten tijde van het overtypen van Excelsheets.

summa-printscreen-oer

De conversietool kan zowel het summatieve als het formatieve deel importeren, afhankelijk van hoe Senet de tool voor u bouwt en wat uw wensen zijn. Het Summa College maakt gebruikt van beide functies van de conversietool.

Meerwaarde van de applicatie

De meerwaarde van de Senet conversietool ligt vooral in de tijdswinst en de vermindering van de kans op fouten. Er wordt een aanzienlijk aantal uren bespaard door de conversietool van Senet en die kunnen weer worden ingezet ter verbetering van het onderwijs. Zo kunnen andere zaken eerder worden geregeld en liggen bijvoorbeeld studiegidsen voor de studenten sneller klaar. Als materialen eerder beschikbaar zijn, kan dat docenten ook weer helpen in de begeleiding van de studenten.

We kunnen nu 200 Excel sheets in 20 minuten invoeren, in plaats van daar maanden aan kwijt te zijn. Met die grote tijdsbesparing zijn we natuurlijk erg blij. Maar ook het feit dat er veel minder kans is op fouten door deze automatisering voelt prettig”, aldus Xaverius van Hien, manager Informatisering bij het Summa College.

“We zien een kwaliteitsverhoging door de uniformiteit (iedereen doet het op dezelfde manier nu) en de extra checks in het systeem. Het is allemaal veel minder foutgevoelig. Daarnaast is de snelheid echt een grote winst van de conversietool. Het gaat om honderden documenten die eerst handmatig overgetypt moesten worden en nu automatisch worden ingeladen. Dat merk je direct. We waren namelijk al snel enkele dagen bezig voor een combinatie van een onderwijs- en examenprogramma. We kunnen nu 200 Excel sheets in 20 minuten invoeren, in plaats van daar maanden aan kwijt te zijn. Met die grote tijdsbesparing zijn we natuurlijk erg blij. Maar ook het feit dat er veel minder kans is op fouten door deze automatisering voelt prettig”, aldus Xaverius van Hien, manager Informatisering bij het Summa College.

Senet als partner in applicatiebouw

Het traject bij Summa is voor Senet gestart als project uit migratie van de voorganger: ‘Planning & Scores’. Daaruit kwamen zaken naar voren die gemigreerd moesten worden naar het nieuwe Student Informatie Systeem; EduArte. Het Summa College was zeker niet het enige ROC dat de overstap naar EduArte maakte en daarmee ook tegen de genoemde migratie uitdaging aanliep. Senet programmeurs Pim en Bart gingen daarvoor aan de slag. Zij maakten de conversietool voor Summa en hebben daarmee een belangrijk probleem voor hen opgelost.

Er zijn vanuit het Summa College ook zeker nog wensen voor de toekomst. Senet vindt het een mooie uitdaging om hierin mee te denken en de processen omtrent het opstellen van onderwijs- en examenprogramma’s nog verder te versoepelen en versnellen.

summa-xaverius-van-hien

In de toekomst kan er bijvoorbeeld aan gedacht worden om het gehele proces van het opstellen van een onderwijs- of examenprogramma in een webapplicatie te doen. Daar zou ook directe interactie mogelijk zijn als er bijvoorbeeld een fout wordt gemaakt, zodat je meteen weet in welke regel de fout zit en je deze kan aanpassen. Maar dit geldt ook voor wijzigingen en het gehele logistieke proces is dan te volgen en te monitoren. Nu gaan die nog met een briefje naar de desbetreffende afdeling die de regel dan handmatig moet opsporen. Als de tool dat automatisch aangeeft, kan dat ook weer veel tijd en kans op fouten schelen.

Zoekt u ook naar een partner die kennis heeft van EduArte en de behoeften van mbo’s? Wilt u ook tijd besparen en minder fte’s kwijt zijn aan het overtypen van gegevens? Neem dan zeker even contact op met onze accountmanager Marcel Maes. Hij kan u meer vertellen over de mogelijkheden voor een conversietool bij uw organisatie en andere tijdbesparende oplossingen.

Over Summa College

Het Summa College is een ambitieuze onderwijsorganisatie in de regio Eindhoven met 22 scholen voor middelbaar beroepsonderwijs. Deze branchegerichte scholen verzorgen meer dan 250 beroepsopleidingen in verschillende leerwegen en op meerdere niveaus.

Interesse in een gesprek?

neem contact op met Marcel Maes

Neem contact op

Zie onze privacyverklaring.