Bring Your Own Device (BYOD): de voor- en nadelen

Home / Blog / Trends / Bring Your Own Device (BYOD): de voor- en nadelen

Een ontwikkeling van de laatste jaren is het BYOD fenomeen. Bring Your Own Device geeft de medewerkers toestemming om hun eigen apparaten mee te nemen naar het werk en daar zakelijk te gebruiken. Maar hoe werkt dat nou precies en wat kan wel en wat niet? In dit artikel zullen we de voor- en nadelen bespreken en wat dit fenomeen kan betekenen voor uw organisatie.

Het mobiele werken

Door de trend van flexibel werken is er logischerwijs ook meer behoefte gekomen aan mobiele devices. Maar het is een behoorlijke kostenpost voor een bedrijf om voor alle medewerkers plots nieuwe mobiele apparaten aan te schaffen. Om toch het mobiele werken te kunnen stimuleren, kan er, met instemming van de medewerkers, gebruikt gemaakt worden van de mobiele apparaten die zij al in hun bezit hebben zoals een laptop, tablet en smartphone.

Vergoeding BYOD

Als medewerkers plots hun eigen apparaten ook voor hun werk gaan inzetten, kunnen deze sneller slijten of bijvoorbeeld meer opslagruimte verbruiken. Als werkgever kunt u de medewerkers tegemoet komen door een vergoeding te bieden voor het feit dat zij hun eigen tablet of smartphone gebruiken voor uw organisatie. Wel zo netjes en altijd nog goedkoper dan voor alle medewerkers nieuwe mobiele devices aan te schaffen. Hoe hoog die vergoeding dient te zijn, hangt af van verschillende factoren: hoeveel moet de medewerker zijn privé apparaten zakelijk gebruiken? Hoe oud zijn de apparaten? Voor welke abonnementen en/of software op de apparaten moet de medewerker nog los betalen en worden ook gebruikt op het werk? Als je als medewerker in een bedrijf werkt/gaat werken waar BYOD aan de orde is, spreek dit dan vooraf goed door, zodat er geen verkeerde verwachtingen ontstaan. Kijk bijvoorbeeld ook naar wat er gebeurt als het apparaat kapot gaat: wie repareert het? Wie betaalt daarvoor?

Voordelen BYOD

BYOD bespaart niet alleen kosten voor het bedrijf maar zorgt er ook voor dat medewerkers sneller en gemakkelijker met hun devices kunnen werken omdat het immers hun eigen apparaten zijn die zij al kennen. Als een bedrijf alles nieuw aanschaft zijn er namelijk niet alleen aanschafkosten maar vaak ook cursuskosten om de medewerkers vertrouwd te maken met de nieuwe apparaten. Dat zorgt er ook voor dat men in het begin nog niet zo productief is als wanneer men een apparaat al kent.

De kostenbesparing en het gebruiksgemak zijn belangrijke voordelen van BYOD. Daardoor is BYOD al snel populair geworden. Toch is het tot nu toe vooral populair (bij grotere bedrijven) in landen als Amerika, Brazilië, India en China. Europa loopt nog wat achter op dit gebied. Dat brengt ons ook bij de nadelen van BYOD en waarom het bij Nederlandse bedrijven nog lang niet altijd geïmplementeerd is.

Nadelen BYOD

Het gaat bij de nadelen vooral over het feit BYOD ook betekent ‘veel verschillende apparaten op kantoor’. Bring Your Own Device vervaagt namelijk de grens tussen zakelijk en privé. Een werkgever kan geen eisen stellen aan de smartphone die iemand privé gebruikt en met zijn eigen geld koopt/moet kopen. Of moeten we zeggen ‘nog niet’? De verschillende devices maken het voor de IT afdeling in ieder geval lastiger om alle devices te managen en up-to-date te houden. Dat brengt grotere beveiligingsrisico’s met zich mee. Want voor elke soort en elk type smartphone moeten weer andere maatregelen worden getroffen. Ondanks dat bijvoorbeeld het besturingssysteem hetzelfde is, kan er per smartphonefabrikant toch weer ‘een aparte softwarelaag overheen worden gelegd’. HTC past het systeem weer op een andere manier aan dan Samsung bijvoorbeeld. Daardoor heeft elke smartphone weer andere beveiligingsuitdagingen.

Naast de beveiligingsrisico’s zijn er ook juridische problemen waar je als bedrijf tegenaan loopt. Want op die privé devices kunnen bij zakelijk gebruik gevoelige gegevens komen te staan. Tot hoever mag een organisatie haar ICT beleid handhaven op privé devices van de werknemers? En als de werknemer zijn telefoon kwijt raakt, wie is er dan verantwoordelijk? Een mogelijke maatregel bij verlies of diefstal is het op afstand wissen van gegevens om de gevoelige informatie te beschermen. Maar er is daarbij zeker kans dat de medewerker daar privé ook schade van ondervindt. Mag de medewerker gedwongen worden mee te werken aan zo’n wisactie waarbij hij of zij bijvoorbeeld ook privé foto’s met emotionele waarde verliest? Lastige kwesties waar niet iedereen het over eens zal zijn.

BYOD implementeren

Alvorens u de keuze maakt om BYOD wel of niet te implementeren, is het handig een overzicht te maken van de kosten en de baten. Wat kunt u besparen op de vaste kosten en welke variabele kosten stijgen bijvoorbeeld? Als u de belkosten voor de medewerkers gaat vergoeden kan dat duurder uitpakken dan één deal voor een zakelijk telefoonabonnement bij één provider. De besparingen en productiviteitstoename kunnen per bedrijf flink verschillen. U doet er dus goed aan een rekensom te maken.

Als u het BYOD fenomeen in uw organisatie wilt introduceren, is het een goed idee de medewerkers vooraf te betrekken bij de plannen. Vraag hen of ze bereid zijn om hun privé devices in te zetten voor zakelijke doeleinden. Indien ze bereid zijn, leg dan alle afspraken omtrent het gebruik goed vast in een gebruikersovereenkomst om problemen achteraf te voorkomen. Daar moet ook in afgesproken worden of bijvoorbeeld de belkosten gedeeltelijk of geheel vergoed worden. Voor de implementatie moet een degelijk plan worden opgesteld in samenwerking met de IT afdeling om de beveiliging van de apparaten te kunnen garanderen. Als u alle relevante zaken goed vastlegt op papier kan BYOD zeker interessant zijn voor uw organisatie. Succes!