Vluchtelingen in de Knel

Beheer en professionalisering cliëntvolgsysteem voor vluchtelingenhulp

Bij Senet voelen we ons verantwoordelijk en betrokken. Onder de Humans of Senet verstaan wij niet alleen ons eigen team maar juist ook onze klanten en onze omgeving. Allemaal hebben we ons eigen verhaal. We hebben onze eigen dromen, passies, verdriet en geluk. Grote en kleine organisaties, zonder mensen waren we nergens. We zijn ons ervan bewust dat we deel uitmaken van de samenleving. Naast een goede bedrijfsvoering probeert Senet terug te geven aan de maatschappij. Toen Annelies van Zitteren, office manager bij Vluchtelingen in de Knel (VidK) bij Senet aanklopte was het dan ook niet meer dan natuurlijk om te kijken wat we voor elkaar konden betekenen. Senet werd gevraagd om het beheer van het cliëntvolgsysteem op zich te nemen om daarmee een verdere professionalisering mogelijk te maken.

Iedereen heeft recht op een menswaardig bestaan

Iedereen heeft recht op een menswaardig bestaan. Vanuit die overtuiging zet VidK zich in voor de basisrechten en belangen van ongedocumenteerden (vluchtelingen). In Eindhoven zijn honderden mensen zonder verblijfsvergunning. Doordat ze ‘ongedocumenteerd’ zijn, kunnen ze geen aanspraak maken op basisrechten: eten, drinken, een dak boven hun hoofd, medische zorg, juridische bijstand en ontwikkeling. Bovendien zijn ze uitgesloten van alle overheidsvoorzieningen. VidK biedt deze ongedocumenteerden opvang, sociaal-juridische begeleiding en bemiddeling bij medische zorg.

Cliëntvolgsysteem

Om hun cliënten beter te kunnen helpen heeft Vidk sinds enkele jaren een cliëntvolgsysteem in gebruik genaamd CASA. Annelies vertelt: “Op het moment dat iemand zich hier meldt en hij / zij tekent een toestemmingsverklaring, dan wordt deze persoon als cliënt aangemaakt in het systeem. Het dossier dat we vastleggen varieert van basisgegevens, omdat de persoon hier maar een paar keer is geweest,  tot de vastlegging van intensieve  sociaal-juridische begeleidingstrajecten. Alle contactmomenten en de daaruit resulterende acties en documentatie worden vastgelegd in CASA.”

Up-to-date applicatie en beheer professioneel uitbesteed

CASA is ontwikkeld voor een van de zusterorganisaties van VidK. VidK heeft de applicatie jarenlang kunnen gebruiken en hun wensen kunnen laten doorvoeren. In 2022 werd echter bekend dat de originele ontwikkelaar de ondersteuning van deze applicatie naar alle partijen wilde stoppen. Op dat moment ontstond er de wens om de continuïteit van CASA beter te borgen en daarom de hosting, het beheer en doorontwikkeling van de applicatie onder te brengen bij een externe, professionele partij. Annelies geeft aan: “We wilden de kwetsbaarheid eruit halen.  Naast onze kennis en kunde is ons systeem erg belangrijk; daar staat alles in. We gingen dus  op zoek naar een professionele partij  die ons meer zekerheid en continuïteit kon bieden.” Annelies vond Senet online, maar enkele honderden meters van elkaar verwijderd, en na een offertetraject is de samenwerking gestart.

Senet heeft CASA volledig geüpdatet naar de meest recente standaarden. De applicatie wordt door Senet gehost in de eigen Microsoft Azure cloud. Deze is ISO27001 gecertificeerd en voldoet aan het hoogste niveau van beveiliging en privacy voorwaarden.  Daarnaast werkt Senet met een Service Level Agreement (SLA) om duidelijke afspraken en verwachtingen naar elkaar te hebben. In de SLA zijn de werkwijze en kennisborging samen met de klant bepaald. Indien er vragen zijn of er problemen optreden in de applicatie kan er door middel van het insturen van service tickets ondersteuning worden gevraagd aan de Senet servicedesk.

Annelies geeft aan: “Er is nu duidelijkheid. Als er iets is dan moet ik naar Senet. Vragen gaan via de Servicedesk en dat maakt het voor mij helder. Ik weet waar ik aan toe ben.”

Senet als partner

“Het contact met de mensen van Senet is heel aangenaam, al vanaf het kennismakingsgesprek. Het feit dat het project belegd is bij een Senet ontwikkelaar die vanuit een vluchtelingensituatie naar Nederland is gekomen werkt prettig voor ons. Het is fijn te weten dat Senet dit soort stichtingen steunt en dat ze dit soort projecten een kans geven vanuit een maatschappelijke drive”, vertelt Annelies.

Nu dat de applicatie up-to-date is en onder beheer is bij Senet, staan feature requests op de rol. Annelies vult aan: “We beginnen nu ook te denken aan nieuwe functionaliteiten. We willen graag eerst wat zaken oppakken die het gebruiksgemak verhogen en van daaruit gaan we kijken naar complexere zaken. We willen bijvoorbeeld, in verband met subsidieaanvragen en -verantwoording, kijken naar meer uitgebreide rapportagemogelijkheden.” Bij Senet kijken we ernaar uit om VidK ook te ondersteunen in de doorontwikkeling van CASA.

Wilt u meer informatie over hoe wij u kunnen ondersteunen met het beheer van uw (maatwerk) applicatie? Onze software ontwikkelaars zijn goed bereikbaar met een korte responstijd en grote mate van betrokkenheid. U blijft eigenaar van uw applicatie, data, code en prioriteitenstellingen. Door het uitbesteden van het applicatiebeheer komt er meer ruimte vrij voor procesoptimalisatie binnen uw organisatie. Neem contact met ons op voor een vrijblijvende afspraak.

Over Vluchtelingen in de Knel

Vluchtelingen in de Knel heeft in de ruim 25 jaren van haar bestaan een expertise opgebouwd in de hulpverlening aan ongedocumenteerden.  Ze bieden opvang, sociaal-juridische begeleiding en bemiddeling bij medische zorg. Door samen met vluchtelingen de verschillende toekomstperspectieven te onderzoeken en in te zetten op de ontwikkeling van hun eigen kracht en weerbaarheid, streven we naar een duurzame oplossing voor elk individu.

Interesse in een gesprek?

neem contact op met Geurt Jan van Ek

Laat uw gegevens achter

We nemen contact met u op!



Zie onze privacyverklaring.