Urenregistratie in Excel

Home / Blog / Achtergronden / Urenregistratie in Excel

Veel startende ondernemers, met name de zelfstandigen zonder personeel, doen hun administratie en urenregistratie in Excel. Urenregistratie in een Excel sheet kan in het begin nog uitkomst bieden als je nog niet zoveel klanten hebt en je administratie nog redelijk simpel is. Zodra de boekhouding complexer wordt en je bedrijf groeit, is het toch een goed idee eens verder te kijken dan urenregistratie in Excel.

De gemaakte uren bijhouden is een eis van de belastingdienst. Je moet kunnen bewijzen hoeveel uren je maakt om als ondernemer te worden gekenmerkt voor de inkomstenbelasting. Alleen dan heb je recht op bepaalde aftrekposten voor ondernemers, zoals de zelfstandigen aftrek. Veel ondernemers denken dat urenregistratie in een software applicatie meteen een stuk duurder is en vooral bedoeld is voor grote bedrijven. Dit is echter helemaal niet zo. Ook zelfstandigen zonder personeel kunnen baat hebben bij een simpele applicatie voor urenregistratie. Er zijn zelfs allerlei gratis opties op de markt, al hebben die wel hun beperkingen. Lees je dus goed in voordat je al je administratie in zo’n gratis systeem stopt. Daarnaast zijn er ook betaalde SaaS oplossingen op de markt en is er natuurlijk maatwerk mogelijk. Dit kan vooral interessant zijn als je geen standaard onderneming hebt waardoor je bepaalde specifieke opties nodig hebt in je applicatie, of als je speciale wensen hebt voor je urenregistratie. De betaalde opties kosten dan misschien wel wat per maand maar betalen zichzelf vaak snel terug vanwege de tijd die het u als ondernemer scheelt in de urenregistratie, administratie en facturatie.

Urenregistratie in Excel foutgevoeliger

Wij begrijpen de voordelen die Excel biedt aan kleine startende ondernemers: het programma is vaak al beschikbaar op de pc, is aan te passen aan de eigen wensen, vrij in te delen en de administratie en uren registratie is geheel in eigen hand te houden. In het begin lijkt het ook allemaal lekker overzichtelijk: je zet alleen dat in de sheet dat je nodig hebt. Toch kan een Excel bestand erg groot en log worden als je bedrijf groeit. Zonder dat je het direct merkt komen er steeds meer rijen bij en worden je kolommen steeds langer. Wij hebben als makers van maatwerk software al heel wat verschillende Excel sheets van ondernemers voorbij zien komen, waarbij 1000 rijen in een Excel bestand geen uitzondering waren. Een dergelijk bestand is niet meer overzichtelijk en je administratie wordt steeds foutgevoeliger.

Wij hebben ervaring met het helpen van ondernemers om hun urenregistratie uit Excel te halen en in een custom-made applicatie te gieten, geheel afgestemd op de eigen wensen. In een applicatie voor urenregistratie is het bijvoorbeeld ook mogelijk een facturatiemodule op te nemen, zodat factureren ook veel sneller en nauwkeuriger gaat. Als u ook een alternatief zoekt voor urenregistratie in Excel, neem dan zeker even contact op met onze collega Geurt Jan van Ek. Hij vertelt u graag meer.