BLOG

Applicatieontwikkeling

Drie voorbeelden tonen aan wat je kunt bereiken als je applicaties koppelt

22 februari 2022

We krijgen veel vragen over software integraties en koppelingen. Soms wil men heel specifiek informatie uitwisselen tussen twee softwarepakketten. Andere keren is het een onderdeel van een groter geheel om processen te optimaliseren.

Softwarepakketten – iedereen gebruikt ze!

Elke organisatie, van klein tot groot, gebruikt verschillende softwarepakketten. Sommige softwarepakketten worden (bijna) overal gebruikt, zoals Microsoft Office. Andere softwarepakketten worden breed gebruikt en zijn per doelgroep specifiek doorontwikkeld, zoals een CRM of ERP pakket. Weer andere softwarepakketten zijn gericht op een niche; ze sturen bijvoorbeeld een machine aan en werken alleen met dat ene merk. Elk softwarepakket in deze voorbeelden heeft zijn eigen specifieke taak. Veel organisaties zoeken mogelijkheden om de specifieke taken als het ware aan elkaar te knopen. Dan kom je tot een proces waar alle “disciplines” in verenigd zijn. Je bespaart tijd doordat je van A tot Z door het proces wordt geleid en geen overbodige handelingen meer hoeft te doen.

Bijna alle softwarepakketten kunnen informatie met andere softwarepakketten uitwisselen. Vaak kan dat met een API. Anders kan het vaak met een csv of xml bestand. Het is natuurlijk goed om te weten dát je informatie kunt uitwisselen. Hieronder een aantal voorbeelden.

Voorbeeld 1: match bestelregels met eigen database

De vragen die we krijgen, zijn ontzettend gevarieerd. We spreken mensen die een bestelling automatisch willen verwerken, waarbij elke bestelregel automatisch gematched moet worden met de eigen database. Hiervoor kunnen we een webapplicatie ontwikkelen waar de bestelling wordt geüpload. De webapplicatie matcht vervolgens de artikelen met de interne database van onze relatie. Mocht een artikel, niet meer, leverbaar zijn, dan worden er automatisch alternatieven gezocht bij reeds bekende leveranciers. De verwerkingstijd gaat terug van dagen naar hooguit een paar uur.

Voorbeeld 2: Portaal koppelt offertes met leveringen

Anderen willen een portaal waarbij klanten en leveranciers kunnen inloggen om te zien welke offertes en leveringen er nog open staan. We ontwikkelen hiervoor een portaal waar men kan inloggen en alle de informatie kan inzien die bij hun bedrijf hoort. Desgewenst krijgt de klant/leverancier rechten om een vooraf bepaald aantal gebruikers aan te maken. Dit is voor alle betrokkenen een goede oplossing. Onze relatie bespaart tijd en zijn klanten en leveranciers hebben direct inzicht in de relevante informatie. 

Voorbeeld 3: E-mail communicatie komt automatisch in ERP pakket

Als laatste voorbeeld kregen we recentelijk een vraag over offerteaanvragen. Men doet die nu nog via e-mail en daarna plakt men het gesprek in het ERP pakket. De offertes worden als bijlage geüpload. Men wil de offerte aanvraag in een online portaal gaan doen. De complete aanvraag van de offerte, inclusief de communicatie met de leverancier en de bijlage, komt dan automatisch in het ERP pakket terecht. Dit bespaart veel tijd en alle relevante informatie is gemakkelijk chronologisch door iedereen terug te lezen. 

Aanpak

Vaak kan er meer dan men van te voren beseft. Het loont vaak de moeite om processen binnen en ook zeker tussen afdelingen tegen het licht te houden. We denken hier graag over mee. Vaak zijn er raakvlakken met wensen van anderen en die ervaring schept vaak verduidelijking in een nieuwe casus. Een ogenschijnlijk kleine aanpassing kan soms al voor veel winst zorgen. Je kunt op allerlei manieren winst meten. Je kunt bijvoorbeeld met minder handelingen hetzelfde werk doen, minder fouten maken, niet steeds dezelfde repeterende taken uitvoeren, in één keer alle informatie bundelen of uniform op de afdeling(en) werken.  

Het is belangrijk om voldoende tijd te besteden aan de gebruikersomgeving. Voor de gebruiker is het immers belangrijk dat het een herkenbaar geheel is, met knoppen op de juiste plekken, een overzichtelijke weergave van de gegevens en met de verwachte functionaliteit. 

Er zijn vaak kansen

Organisaties kennen complexe processen. De technologische ontwikkelingen gaan snel, waardoor er continu nieuwe kansen ontstaan om een proces te optimaliseren. De bovenstaande voorbeelden zijn slechts het topje van de ijsberg. Er zijn veel meer kansen om winst te behalen.

Meer informatie?

Wilt u ook meer inzicht in uw situatie en in de mogelijkheden omtrent automatisering van uw bedrijfsprocessen? Neem contact met ons op en maak een vrijblijvende afspraak voor een intake en Senet scan. 

Interesse in een gesprek?

neem contact op met Folkert van de Wiel

Laat uw gegevens achter

We nemen contact met u op!

Zie onze privacyverklaring.

Contact met Senet

Senet Eindhoven
Gestelsestraat 258
5654 AM Eindhoven
Bekijk op kaart

+31(0)40-2930395

KvK nummer: 17115078
Btw nummer: NL807989083B01