De 6 voordelen van automatisering

Home / Blog / Achtergronden / De 6 voordelen van automatisering

In dit artikel zullen we u de voordelen van automatisering vertellen en dan met name van procesautomatisering. Er zijn namelijk ontzettend veel bedrijfsprocessen die nog (deels) handmatig worden uitgevoerd terwijl dit vaak onnodig veel tijd en geld kost. Daarnaast is de kans op fouten ook veel groter bij handmatige handelingen.

In elke organisatie komen processen voor. Hoe klein de organisatie ook is; ze zijn er.  Maar naarmate een organisatie groeit (en dat kan soms heel snel gaan), worden de processen complexer. Er komt een moment dat verlangd wordt naar een aanpak die efficiënter is maar ook zeker minder foutgevoelig. Want hoe meer handelingen en hoe meer schakels, hoe meer kans op fouten.

Uw processen in kaart brengen

Processen gaan gepaard met informatie, vaak met veel informatie en voor u het weet bent u het overzicht kwijt. Daarom is het belangrijk om structuur aan te brengen in het proces. Dat doet u door eens van een afstandje naar het proces te kijken en het zonder oordeel eerst te beschrijven. Welke handelingen voert u dagelijks uit of toch zeer regelmatig?

Door de processen in kaart te brengen ontstaat duidelijkheid en worden de structuur én de verbeterpunten zichtbaar. Welke handelingen vormen samen een proces en kunnen geautomatiseerd worden? Dit is geen hogere wiskunde en kunt u prima zelf.

Als u de verschillende procesflows heeft gedefinieerd kunt u starten met de volgende stap richting automatisering. U kunt kijken of er een standaard applicatie bestaat die uw proces ondersteunt. Als het bijvoorbeeld om boekhouding gaat zijn daar voldoende pakketten voor om uit te kiezen. Zijn de processen in uw organisatie veel complexer, dan kan het slim zijn om u te verdiepen in maatwerk applicaties. Maatwerk software heeft het grote voordeel dat het elk proces kan ondersteunen en automatiseren, ongeacht de complexiteit van het proces. Als u graag meer informatie wilt over hoe Senet uw bedrijfsproces kan automatiseren middels een maatwerk applicatie, neem dan contact op middels onderstaand formulier.

De 6 voordelen van automatisering

Automatisering heeft enkele duidelijke voordelen. Voor de meeste organisaties zijn de tijd- en kostenbesparingen de belangrijkste voordelen. Maar er is meer winst te halen middels geautomatiseerde processen:

1. Medewerkers werken efficiënter en zijn productiever. Een accountmanager heeft nu bijvoorbeeld meer tijd om naar buiten te gaan, naar de (potentiële) klanten omdat het leadgeneratieproces veel efficiënter verloopt en hem minder tijd kost.
2. Het gehele proces wordt minder foutgevoelig omdat de handmatige handelingen worden teruggedrongen. Want waar mensen werken worden fouten gemaakt, dat is bekend. Allemaal perfect menselijk, maar in sommige sectoren is het erg belangrijk om de risico’s zo klein mogelijk te houden. Denk bijvoorbeeld aan de zorg. Maar ook in de industrie is het jammer als door een kleine fout een vliegticket voor een ‘nulletje’ minder over de toonbank gaat. Denk aan de errorfares. Een geautomatiseerd proces kan dit afvangen, mits het goed is ingesteld natuurlijk.
3. Inzicht in en overzicht over het proces, voor iedereen. Bij een applicatie is het mogelijk een tool in te bouwen voor monitoring, status en rapportage. Hierdoor is de vraag ‘hoe staat het met X?’ altijd objectief en met één druk op de knop te beantwoorden. Alles is meetbaar en dat is prettig voor verbeteringen en procesoptimalisatie.
4. Eén uniform proces waarin alle ‘regels’ zijn vastgelegd, waardoor iedereen het proces op dezelfde manier doorloopt. Zo ontstaat er een continu kwaliteitsniveau en hoeft u niet steeds alles handmatig na te lopen.
5. Uw organisatie wordt schaalbaar en groeien wordt makkelijker. Het proces is veel minder persoonsgevoelig. Als die éne belangrijke persoon nu op vakantie is, kan het proces gewoon doorgaan. En waar u eerst afhankelijk was van nieuwe mensen om verder te kunnen groeien, is groeien nu met geautomatiseerde processen stukken gemakkelijker en sneller. Best practice maakt het mogelijk om (een deel van) een succesvolle workflow te kopiëren naar een nieuwe workflow. En werkt het goed bij locatie A, waarom dan ook niet bij locatie B? Zeker als u een maatwerk webapplicatie heeft aangeschaft is dit heel gemakkelijk te gebruiken als u meerdere locaties heeft in uw organisatie.
6. Automatische handelingen kan een systeem ook uitvoeren buiten kantooruren, in het weekend, de avonden en op feestdagen zonder dat u daar 200% loon voor hoeft te betalen. Procesautomatisering is zeker goedkoper. Natuurlijk moet in het begin een investering worden gedaan in de aanschaf van software en het inrichten van de workflow maar daar heeft u op de lange termijn veel plezier van middels flinke tijds- en kostenbesparingen. En dat nog los van de fouten die hiermee voorkomen worden.

Zorgt automatisering voor het verdwijnen van mensenwerk?

Wij denken bij Senet dat dit niet snel zal gebeuren. Ons motto is dan ook juist: automatisering is mensenwerk. Het gaat in ons bedrijf juist om de mensen achter de code die we schrijven. De mogelijkheden in de wereld van software zijn eindeloos, maar er moeten wel mensen zijn die die software programmeren en inrichten. Daarnaast blijven er ook altijd werkzaamheden die door mensen gedaan moeten worden. Wij zien automatisering als een vorm van ondersteuning van mensen zodat zij kunnen doen waar ze goed in zijn en niet uren per dag kwijt zijn aan repetitieve handelingen. De zorg is hier een mooi voorbeeld van; daar kan automatisering de vele administratieve handelingen terugdringen zodat de zorgverleners weer bezig kunnen zijn met de patiënt.

Senet heeft besloten alle onderwijskennis te bundelen in een speciale onderwijsorganisatie: FirstKlas.
FirstKlas levert verschillende applicaties die onderwijsinstellingen ondersteunen bij (de automatisering van) administratieve en onderwijsondersteunende processen. Op de FirstKlas website leest u hier meer over.