BLOG

Achtergronden

De voor- en nadelen van projectmanagement in Excel

17 juli 2016

Indien u zich bezig houdt met projectmanagement heeft u het zich vast wel eens afgevraagd: heb ik een projectmanagementtool nodig of is Excel ook voldoende? Vandaag bespreken we de voor- en nadelen van projectmanagement in Excel en vergelijken we Excel met professionele projectmanagementtools.

Projectbeheer, projectmanagement, projecten begeleiden of projecten managen. Veel dure woorden worden gebruikt voor één simpel concept: projecten veilig, binnen het gestelde kosten- en tijdspad afronden. Daarvoor zijn ondertussen allerlei tools en methoden ontwikkeld en de modetermen vliegen je om de oren: SCRUM, PPM, PRINCE 2, etc. Maar deze methoden zijn geen wondermiddeltjes. Er blijft behoefte bestaan aan projectmanagers die het project en zijn processen en leveringen efficiënt aansturen. We spreken hier dus eigenlijk meer over welke tool u kiest voor de projectadministratie. En dan komt meteen de vraag waar we mee begonnen: is Excel geschikt als tool voor projectadministratie bij projectmanagement?

Projectmanagement in Excel

Excel kent aardig wat voor- én nadelen in dit geval. Veel ondernemers gebruiken Excel al lang en op een breed vlak. Bijvoorbeeld naast projectmanagement ook voor de boekhouding en facturatie. Of dat verstandig is, leggen we uit in ons blog over boekhouden en factureren in Excel. Excel is een toegankelijk systeem in zoverre dat het meteen meegeleverd wordt bij de aanschaf van Microsoft Office. Het is een programma dat naar eigen wens kan worden ingedeeld, wat het ook erg veelzijdig maakt. Daarnaast kun je het zelf zo simpel en ingewikkeld maken als je wilt.

Het is in Excel eenvoudig om data te kopiëren en daar zit zeker een belangrijk voordeel voor projectmanagement. Als je zoekt naar een programma waar de meeste medewerkers in de organisatie basiskennis van hebben, zal je met Excel eerder succes boeken dan met zeer specialistische projectmanagementtools. Daarnaast kan Excel uitgebreide analyses op data uitvoeren en verbanden tonen die niet direct met het blote oog zichtbaar zijn, mits je weet hoe je Excel hiervoor moet gebruiken.

Rapporteren in Excel

Toch is rapporteren in Excel op de langere termijn onhoudbaar. Veel (grotere) bedrijven hebben behoefte aan zeer gedetailleerde data. Het gaat dan bijvoorbeeld om het kunnen toepassen van verschillende uurtarieven. Ook het verwerken van gegevens zowel op basis van fixed price als nacalculatie moet mogelijk zijn. Het inzetten van collega’s op meerdere projecten voor verschillende klanten behoeft ook zeer precies en gedetailleerd registratiesysteem. En in meer complexe situaties zoals deze blijkt Excel toch al snel tekort te schieten. Dit is bijvoorbeeld het geval op het moment dat er kerncijfers van een bedrijf nodig zijn om het factureringspercentage te berekenen per medewerker of per project. Dit probleem doet zich onder andere voor wanneer de case dermate complex is dat één en dezelfde medewerker op verschillende projecten zit voor verschillende uurtarieven.

Excel schiet vooral te kort als tool voor projectadministratie door de volgende zaken:

  • De flexibiliteit laat te wensen over: wijzigingen in projectfasen (zeker indien verspreid over meerdere tabbladen) of uurtarieven kunnen problemen opleveren. Daar zit ook een veiligheidsissue: wie is verantwoordelijk als formules worden gewijzigd? Eén kleine wijziging in een formule kan zeer grote gevolgen hebben die niet direct opvallen. En zo’n fout achteraf opsporen is zeer lastig, zeker in de enorme bestanden die vaak gebruikt omdat een berdrijf hard gegroeid is sinds de start met Excel.
  • De somtotalen worden extreem lang en de formules steeds ingewikkelder naarmate u met meer tabbladen gaat werken. Dit kost uiteindelijk onnodig veel tijd en maakt de kans op fouten groter.
  • Fouten in data zijn erg moeilijk ongedaan te maken, zeker wanneer de fout door gebruiker X is gemaakt en het Excel file is opgeslagen en afgesloten en de volgende gebruiker Y ontdekt de fout. Verloren data is dan erg moeilijk terug te halen. En wie is verantwoordelijk bij zulke fouten? Degene die de fout maakte maar niet met zekerheid aan te wijzen is? De projectmanager? Een lastig geval waar een maatwerk applicatie voor projectmanagement zeker uitkomst biedt. Zo’n applicatie kan activiteit loggen, per wijziging de gebruiker bijhouden en bij fouten verloren data terughalen.
  • Mobiel gebruik van projectadministratie in Excel is zeer lastig dan wel onmogelijk. Wie wil of kan zo’n gigantisch Excel document even op zijn of haar smartphone openen om een paar regeltjes in te vullen of aan te passen? Een maatwerk applicatie voor projectmanagement kan geheel responsive voor u worden gebouwd waardoor de applicatie op al uw apparaten probleemloos kan draaien. Daarmee kunt u dus snel en gemakkelijk ook in de trein een paar regels aanpassen en tijd besparen.
  • Excel is nooit gemaakt voor projectmanagement of projectadministratie. Excel is ooit begonnen als analyse- en boekhoudprogramma en zelfs daarvoor is het nu eigenlijk al achterhaald. Er zijn ondertussen al talloze tools op de markt die een veel betere ondersteuning bieden bij het boekhouden of bij analyse, bijvoorbeeld SPSS. Voor projectmanagement en projectadministratie geldt ook dat professionele tools zeker de voorkeur hebben boven Excel. Voornamelijk bij facturering en documentatie van complexe fixed price project en bij het snel kunnen wijzigen van projectfasen en uurtarieven. U moet er eigenlijk rekening mee houden dat hoe groter het Excel bestand wordt, hoe meer werk en tijd elke handeling kost. Cellen zijn met elkaar verbonden en formules zijn met elkaar gekoppeld. Bij elke wijziging moet u zich daarvan bewust zijn en het hele document dus ook goed kennen bij bijvoorbeeld een uurtariefwijziging om te weten of er niet plots iets anders ‘omvalt’. Bij een maatwerk applicatie voor projectadministratie heeft u daar geen last van en zijn wijzigingen in uurtarieven of projectfasen gemakkelijk en veilig door te voeren, zonder dat u bang hoeft te zijn formules of data aan te tasten.
  • Het opbouwen van een Excel bestand voor projectadministratie vraagt veel voorkennis van zowel Excel als het maken van efficiënte modellen en sjablonen. Het is een complex proces en vaak wordt de persoon met de meeste ervaring en kennis van IT en projectmanagement daarvoor ingezet. Als deze persoon uw bedrijf verlaat heeft u een probleem.

Voordelen van een professionele maatwerk applicatie voor projectmanagement

Zoals we kunnen concluderen is in veel gevallen een speciale projectmanagement tool beter voor de projectadministratie dan Excel. Er zijn wel situaties waarin Excel goed werk kan leveren: dat geldt vooral voor analyse zonder te complexe data en bij kleine projecten. Maar als main tool voor projectmanagement (en de projectadministratie) is een beter toegespitst systeem nodig. De voordelen van zo’n speciale tool voor projectmanagement zitten hem natuurlijk in de ingebouwde functionaliteit voor de behoeften van projectmanagers en de noodzakelijke functies voor de projectadministratie. Daarnaast zijn er nog enkele specifieke voordelen die u geld en tijd zullen besparen:

  • Gemakkelijk en op een gestandaardiseerde manier data verzamelen over project, projectfasen en medewerkers. U rolt zo de benodigde registraties, percentages en uurtarieven uit het systeem om uw facturen te kunnen opstellen.
  • U ziet moeiteloos welke fasen zijn afgesloten en welke fasen nog lopen. U weet altijd of u nog op schema bent. Daar hoeft u geen formules voor aan te maken zoals in Excel wel het geval is.
  • Een Excel bestand is eigenlijk gewoon verloren als er meerdere dataversies komen (en dat gebeurt in een handomdraai, zeker als meerdere mensen eraan werken). Welk werkblad is nu het juiste? Of misschien zitten er wel ‘juiste delen’ in de verschillende versies. Ziet u dan maar eens uit te vogelen waar welke aanpassing is gedaan om die vervolgens allemaal naar één nieuwste versie samen te voegen. En wie ziet erop toe dat dit in het vervolg wel goed gaat? Zeker in grote organisaties/projecten/teams komt dit probleem veelvuldig voor. Bij een webapplicatie voor projectadministratie heeft u daar geen last van. U kunt met meerdere mensen in de applicatie werken zonder dat er verschillende losse versies ontstaan. Daarnaast kunt u dit ook nog eens overal doen en op al uw apparaten.
  • Ten slotte ervaart u ook nog een financieel voordeel en een kennis voordeel als u overstapt naar een professionele tool voor projectmanagement. Dit komt door de voordelen van best practices: er zijn al aardig wat bedrijven u voor gegaan die de tools voor projectmanagement verder hebben doorontwikkeld. U maakt dus gebruik van de ervaringen en leermomenten van anderen en bespaart daarmee tijd en middelen.

Interesse in een gesprek?

neem contact op met Geurt Jan van Ek