Home / Blog / Achtergronden / De voor- en nadelen van projectmanagement in Excel
Indien u zich bezig houdt met projectmanagement heeft u het zich vast wel eens afgevraagd: heb ik een projectmanagementtool nodig of is Excel ook voldoende? Vandaag bespreken we de voor- en nadelen van projectmanagement in Excel en vergelijken we Excel met professionele projectmanagementtools.
Projectbeheer, projectmanagement, projecten begeleiden of projecten managen. Veel dure woorden worden gebruikt voor één simpel concept: projecten veilig, binnen het gestelde kosten- en tijdspad afronden. Daarvoor zijn ondertussen allerlei tools en methoden ontwikkeld en de modetermen vliegen je om de oren: SCRUM, PPM, PRINCE 2, etc. Maar deze methoden zijn geen wondermiddeltjes. Er blijft behoefte bestaan aan projectmanagers die het project en zijn processen en leveringen efficiënt aansturen. We spreken hier dus eigenlijk meer over welke tool u kiest voor de projectadministratie. En dan komt meteen de vraag waar we mee begonnen: is Excel geschikt als tool voor projectadministratie bij projectmanagement?
Excel kent aardig wat voor- én nadelen in dit geval. Veel ondernemers gebruiken Excel al lang en op een breed vlak. Bijvoorbeeld naast projectmanagement ook voor de boekhouding en facturatie. Of dat verstandig is, leggen we uit in ons blog over boekhouden en factureren in Excel. Excel is een toegankelijk systeem in zoverre dat het meteen meegeleverd wordt bij de aanschaf van Microsoft Office. Het is een programma dat naar eigen wens kan worden ingedeeld, wat het ook erg veelzijdig maakt. Daarnaast kun je het zelf zo simpel en ingewikkeld maken als je wilt.
Het is in Excel eenvoudig om data te kopiëren en daar zit zeker een belangrijk voordeel voor projectmanagement. Als je zoekt naar een programma waar de meeste medewerkers in de organisatie basiskennis van hebben, zal je met Excel eerder succes boeken dan met zeer specialistische projectmanagementtools. Daarnaast kan Excel uitgebreide analyses op data uitvoeren en verbanden tonen die niet direct met het blote oog zichtbaar zijn, mits je weet hoe je Excel hiervoor moet gebruiken.
Toch is rapporteren in Excel op de langere termijn onhoudbaar. Veel (grotere) bedrijven hebben behoefte aan zeer gedetailleerde data. Het gaat dan bijvoorbeeld om het kunnen toepassen van verschillende uurtarieven. Ook het verwerken van gegevens zowel op basis van fixed price als nacalculatie moet mogelijk zijn. Het inzetten van collega’s op meerdere projecten voor verschillende klanten behoeft ook zeer precies en gedetailleerd registratiesysteem. En in meer complexe situaties zoals deze blijkt Excel toch al snel tekort te schieten. Dit is bijvoorbeeld het geval op het moment dat er kerncijfers van een bedrijf nodig zijn om het factureringspercentage te berekenen per medewerker of per project. Dit probleem doet zich onder andere voor wanneer de case dermate complex is dat één en dezelfde medewerker op verschillende projecten zit voor verschillende uurtarieven.
Excel schiet vooral te kort als tool voor projectadministratie door de volgende zaken:
Zoals we kunnen concluderen is in veel gevallen een speciale projectmanagement tool beter voor de projectadministratie dan Excel. Er zijn wel situaties waarin Excel goed werk kan leveren: dat geldt vooral voor analyse zonder te complexe data en bij kleine projecten. Maar als main tool voor projectmanagement (en de projectadministratie) is een beter toegespitst systeem nodig. De voordelen van zo’n speciale tool voor projectmanagement zitten hem natuurlijk in de ingebouwde functionaliteit voor de behoeften van projectmanagers en de noodzakelijke functies voor de projectadministratie. Daarnaast zijn er nog enkele specifieke voordelen die u geld en tijd zullen besparen:
Senet Eindhoven Gestelsestraat 258 5654 AM Eindhoven Bekijk op kaart
+31(0)40-2930395
KvK nummer: 17115078 Btw nummer: NL807989083B01