BLOG

Achtergronden

Boekhouding in Excel

19 augustus 2016

Boekhouding in Excel; het zal veel (startende) kleine ondernemers niet vreemd in de oren klinken. Zeker in het begin als de eigen zaak nog klein is, kan boekhouden in Excel nog wel. Maar zodra je gaat groeien, wat toch bijna iedere ondernemer graag wil, wordt het een stuk lastiger. Opdrachten worden complexer, er komen steeds meer debiteuren en crediteuren bij en de regels in Excel beginnen te groeien. U gaat werken met veel verschillende tabbladen en raakt al snel het overzicht kwijt. Om nog maar te zwijgen van de vele ondernemers die de boekhouding in Excel alleen lokaal hebben opgeslagen, bij wie een computercrash of harde schijf storing genoeg kan zijn om de gehele boekhouding te verliezen.

Dit kan veel makkelijker. Er zijn de afgelopen jaren veel boekhoudprogramma’s bijgekomen: zowel gratis versies als betaalde diensten. Afhankelijk van budget en behoeften is er dus al aardig wat te kiezen. Maar wat past nu het beste bij uw bedrijf en waar moet u op letten? Wij geven hieronder een paar tips waar u op moet letten bij het kiezen van (de vorm van) een boekhoudpakket.

Tips voor het kiezen van een boekhoudpakket:

  • Wees op uw hoede bij een gratis pakket; check in de voorwaarden of het gratis pakket niet automatisch een betaald pakket wordt en wat er met uw data gebeurt als u niet verlengt als uw periode verloopt. Het zou zeer onwenselijk zijn om een deel van uw boekhouding of administratie te verliezen door het proberen van een gratis boekhoudpakket.
  • Bekijk vooraf goed de mogelijkheden van een puur gratis pakket. Past het bij uw bedrijf nu en biedt het voldoende functionaliteit voor uw groeiwensen in de (nabije) toekomst, of moet u dan al snel weer overstappen naar iets anders?
  • Check of het boekhoudpakket mogelijkheden biedt om uw boekhouding (in delen) te downloaden en overzichten uit te draaien. Dit is vaak erg handig voor de belastingaangifte.
  • Bekijk of een boekhoudpakket in de vorm van een webapplicatie wel op alle apparaten gebruikt kan worden. Dit klinkt wellicht als een open deur maar lang niet alle software is responsive, wat er voor kan zorgen dat een programma niet of niet goed werkt op mobiele devices. Bijvoorbeeld in de trein nog wat uren boeken of facturen schrijven op uw tablet of smartphone kan alleen als de applicatie daarvoor geschikt is.

Als u toch besluit uw boekhouding in Excel te doen, dan is het belangrijk om te weten dat u naast één of meerdere overzichtssheet(s) ook sjablonen nodig heeft om te kunnen factureren. In Excel is een aantal voorbeeldsjablonen opgenomen. Ook plaatsen mensen wel eens eigen gemaakte voorbeeldsjablonen online. Die voorbeelden zijn echter lang niet altijd professioneel of toegespitst op uw bedrijf. Dan zijn er nog betaalde opties, maar dan moet u toch eigenlijk nadenken of u niet liever dat geld steekt in gemakkelijke boekhoudapplicatie, gezien de kosten dan niet ver uit elkaar zullen liggen.

Naast de sjablonen die u nodig zult hebben voor het factureren in Excel, is het ook handig om uw relaties in een sheet te plaatsen met bijvoorbeeld het btw nummer en kvk nummer. Hier komt ook direct al een beperking van boekhouden in Excel om de hoek kijken: het is zeer lastig en tijdrovend om hiermee bijvoorbeeld koppelingen te leggen om uit te rekenen welke klant je het meeste geld oplevert. Dit wordt steeds relevanter als je meer verschillende klanten krijgt en het bedrijf groeit.

De conclusie hier is dus eigenlijk dat boekhouden in Excel vooral geschikt is voor kleine ondernemers die niet de ambitie hebben groter te groeien. Mocht u wel verder willen groeien en ziet u het uit de voegen barsten van de administratie eigenlijk als een compliment voor uw succesvolle ondernemen? Dan is het wellicht het ook waard om wat extra geld te investeren in een online boekhoudpakket. Dat betaalt zich zeker terug.

Interesse in een gesprek?

neem contact op met Geurt Jan van Ek